Slovo „retro-plánovanie“ sa vo firmách bežne používa, ale čo to vlastne je? Aké sú rozdiely medzi plánovaním a spätným plánovaním? Ako zostaviť rozvrh od termínu?
Čo je to retro-plánovanie?
Na rozdiel od klasického plánu, ktorý je zostavený od dátumu začiatku projektu, jeho spätné plánovanie, je vyvinutý od dátumu ukončenia projektu . Ide o metódu reverzného plánovania. Mechanika zostáva rovnaká, konkrétne umiestnenie míľnikov a úloh v kalendári. Zostava je však odlišná, aj keď je výsledok vizualizovaný v Ganttovom grafe podobný.
V skutočnosti je táto prax v súlade so životným cyklom projektu, kde je konečný výstup spravidla spojený s konečným termínom.
Metóda spätného plánovania je široko používaná pre akcie - napríklad: organizovanie vašej účasti na veľtrhu. Najnovší dátum je od prírody nemenný.
Záujem o spätné plánovanie
Tento účinný nástroj má mnoho výhod, ako napríklad:
- Organizujte projekt s obmedzením tak, aby rešpektoval pevný dátum dodania.
- V stanovenom čase skontrolujte jeho uskutočniteľnosť.
- Pre každý krok nastavte rozpočet z hľadiska času.
- Určte zdroje potrebné na dodržanie termínov.
- Zistite, kedy najneskôr začať projekt (termín).
Ako vybudovať spätné plánovanie?
Jeho implementácia je jednoduchá a logická. Obsahuje 2 fázy: príprava obsahu a samotné vytvorenie rozvrhu.
-
Pripravte obsah projektu na plánovanie
-
Vytvorte zoznam úloh projektu
Definujte prácu, ktorú je potrebné vykonať na dokončení projektu. Infinitívnymi slovesami popíšte akcie, napríklad: „Vybudujte tím“. Môžete začať od celkových cieľov projektu, rozdeliť ich na čiastkové ciele a potom na úlohy.
Poznámka: nástrojom na vykonanie tejto práce je WBS. Umožňuje vám zobraziť projekt vo forme stromovej štruktúry úloh, ktoré sa majú vykonať.
Každú úlohu je vhodné identifikovať podľa písmena alebo iného kódu. V tejto fáze je tiež potrebné definovať príslušných manažérov a potrebné zdroje.
-
Odhadnite trvanie úloh
Tento krok je dôležitý, ale často zostáva neistý. So skúsenosťami sa odhad stáva presnejším. Faktom zostáva, že je nevyhnutné vyhodnotiť trvanie každej úlohy z hľadiska dní, týždňov, mesiacov.
-
Naplánujte si úlohy
Začnite ich zoradením v chronologickom poradí. Väčšina úloh je postupných: jedna nemôže začať, kým nie je dokončená druhá. Subdodávateľ napríklad nemôže začať pracovať, kým nie sú dokončené špecifikácie. Preto je dôležité tieto závislosti jasne identifikovať, aby bolo možné úlohy v harmonograme umiestniť navzájom. Správna synchronizácia prvkov je kľúčovým prvkom pri dosahovaní cieľov.
Ideálne je použiť nástroj PERT, ktorý ponúka kompletnú metódu na definovanie závislostí a identifikáciu kritickej cesty (najdlhšie kroky, ktoré určujú maximálnu dobu trvania projektu).
-
-
Vybudujte retro plánovanie
Na rozdiel od zvyku začať plánovať prvú prácu, ktorá sa má vykonať, začnite určením dátumu dodania projektu. Potom predchádzajúci krok, potom predchádzajúci atď. Môžete sa dostať do situácie, v ktorej nebudete môcť zadať prvé úlohy, ktoré treba splniť. Potom bude potrebné pristúpiť k arbitráži, aby sa dodržali termíny. Toto je celý zmysel tohto obmedzeného plánovania: definovanie správnych prostriedkov a správnej metódy na dosiahnutie konečného výsledku.
Dávajte si pozor, aby ste mali určitý priestor na to, aby ste mohli čeliť možným nebezpečenstvám bez toho, aby ste sa dostali do červených čísiel!
Bežnou praxou je nastaviť začiatok úloh na základe cieľového dátumu. Ilustrácia na príklade spätného plánovania organizácie výročnej schôdze:
- - Rezervujte si izbu 20 dní pred stretnutím
- - Objednajte si jedlo 15 dní vopred
- - Pošlite pozvánky 10 dní vopred
- - Potvrďte program 7 dní vopred
- -atď.
Plánovanie je možné obohatiť pridaním „najneskôr“.
- - Rezervujte si izbu najneskôr 20 dní vopred
Príklad jednoduchého reverzného plánovania marketingového projektu
Zoberte si príklad prípravy na účasť na veľtrhu (veľmi zjednodušenom) s termínmi najneskôr
| Úlohy |
D - 10 mesiacov |
D - 7 mesiacov |
D - 2 mesiace |
D - 3 týždne |
D - 2 týždne |
Deň D | Zodpovedný |
| Rezervujte si ihrisko | Alain | ||||||
| Navrhnite stojan | Sylvie | ||||||
| Pripravte si komerčné nástroje (brožúry atď.) | Sylvie | ||||||
| Spustite komunikáciu o našej účasti na výstave (odoslanie e -mailom, vloženie na webovú stránku, sociálne siete atď.) | Sylvie | ||||||
| Organizujte a trénujte tím, ktorý bude viesť stánok | Alain | ||||||
| Zobraziť deň |
Ďalší pohľad, prepracovanejší pomocou Ganttovho diagramu
Používanie softvéru na správu projektov a Excelu
Niektorý softvér vám to umožňuje uľahčiť organizáciu termínov : po zadaní sady úloh, ich trvania a závislostí stačí nastaviť dátum dodania a tieto nástroje automaticky vypočítajú dátum začatia projektu, dátum začiatku a ukončenia každej úlohy.
Tieto vlastnosti sú veľmi zaujímavé, keď je potrebné vykonať úpravy (pokiaľ ide o metódy, zdroje atď.) A sledovať vplyvy.
Na internete je tiež veľa nástrojov Excel pripravených na použitie na zostavenie plánu.
Na tento súbor sa odkazuje v: Plánovanie projektu: metódy a nástroje
