Krok za krokom zostavte a používajte strom cieľov

Výsledok kolektívnej práce, strom cieľov je veľmi dôležitý nástroj, ktorý je možné implementovať na začiatku projektu. Tento praktický list prehľadáva účely a podmienky použitia a krok za krokom popisuje jeho vývoj.

Čo je to cieľový strom?

Ide o grafické znázornenie, ktorého cieľom je popísať prelínanie a architektúru cieľov. Stanovuje presný rámec pre realizáciu projektu. Všeobecný cieľ je niekoľkokrát rozdelený na sekundárne ciele (nazývané tiež špecifické, stredné alebo dokonca čiastkové ciele), kým sa nedosiahne operačná úroveň. Tieto ciele môžu byť kvantitatívne aj kvalitatívne.

Navigácia v stromovej hierarchii je významovo bohatý. Vedľajšie ciele, ktoré idú po strome, ukazujú, ako sa dosiahne vyšší cieľ. Navigáciou v opačnom smere - to znamená, že pôjdete hore na strom - je ľahké pochopiť účel každého čiastkového cieľa.

Záujem o tento nástroj

Výhody stromu cieľov sú početné:

• Uľahčuje to porozumenie a koordinácia projektu a jeho dôsledky.
• Umožňuje to overiť realizmus projektu pomocou pridelených zdrojov zaistením toho, aby boli dosiahnuteľné všetky ciele.
• On odstráni všetky nedorozumenia, nejasnosti a nedorozumenia vďaka kolektívnemu návrhu stromu. Zaisťuje súdržnosť tímu a kladie základy pre komunikáciu s inými zainteresovanými stranami.
• The hierarchia cieľov je tak jasnejšia , s identifikovateľnými odkazmi. Je ľahké identifikovať, ako čiastkové ciele prispievajú k úspechu hlavného cieľa.
• Dáva zmysel v práci, ktorú treba vykonať . Vďaka tomuto nástroju projektový tím vie, kam musí ísť, aké sú jeho ciele.
• On zjednodušuje monitorovanie projektu počas vykonávania úloh a výstupu výstupov.

Jeho limity

Pre tím môže byť ťažké dohodnúť sa na zdieľanej hierarchii: zmätok medzi cieľmi a prostriedkami, rôzne úrovne priorít podľa citlivosti atď.

Poznámka: z metodologického hľadiska objektívny strom často nasleduje za stromom problémov. Stanovuje kurz na riešenie analyzovaných dysfunkcií a príležitostí.

Implementácia metódy

Možných je niekoľko prístupov. Ponúkame vám jednoduchý postup, ktorého sa musíte držať. Odporúčame vám použiť myšlienkovú mapu na realizáciu. Je súčasťou princípu MECE (vzájomne sa vylučujúce, kolektívne vyčerpávajúce).

Tu sú kroky na vytvorenie stromu cieľov:

1. Definujte pracovný tím

   Vyberte ľudí, ktorí by sa mali workshopu zúčastniť. Obvykle sú to členovia projektového tímu, ale aj ďalšie zainteresované strany, ako napríklad sponzor, člen manažmentu atď. Tímová štruktúra by mala reprezentovať všetky záujmy a ciele projektu.

   Vytvorte zoznam cieľov projektu

   Vráťte sa k stanoveným cieľom alebo ich presne definujte, ak tomu tak nie je (potreby nájdete v diagrame „rohatá šelma“). Uistite sa, že ide o ciele, a nie o akcie: vyjadrujú sa ako výsledok, zlepšenie, zvýšenie, zníženie, vymazanie niečoho atď.

   Stanovte hlavný cieľ

   Zo všetkých uvedených cieľov identifikujte hlavný cieľ, ktorý umiestnite do stredu mapy.

   Príklad:

   

   Rozdeľte hlavný cieľ na vedľajšie ciele

   Vychádzajúc z hlavného cieľa, definujte priebežné ciele pomocou kolektívnej práce. Používajte otázky ako: „Ako dosiahnem tento cieľ?“ a formulujte osi čiastkových objektívov.

   Brainstorming je nástrojom zvoleným na vykonanie tejto práce => pozrite si praktický list

   Príklad:

   Vybudujte ďalšie úrovne

   Predchádzajúca práca vám dala začiatok vašej stromovej štruktúry s hlavným cieľom, ktorý vo všeobecnosti odpovedal na otázku „prečo?“, Stredné ciele so zameraním na „ako?“.

   Preto je teraz potrebné vyvinúť ďalšie úrovne. Pre všetky stredné ciele použite na definovanie cieľov nižšej úrovne rovnaké otázky ako v kroku 2. Umiestnite ich na mapu.

   V prípade potreby zopakujte operáciu vytvorením ďalšej úrovne: najnižšia úroveň by mala pozostávať zo všeobecne kvantitatívnych operačných cieľov. Ak nie, pridajte novú vetvu.

   Príklad:

   

   V prípade veľkého počtu cieľov alebo vtedy, keď nie je ľahké stanoviť hierarchiu, je diagram afinity ideálny na stavbu stromu. Umožňuje vám triediť, spájať a triediť svoje ciele.

   Táto metóda pozostáva z skupinové ciele podľa afinity pomocou intuície. Výsledkom sú malé skupiny, ktoré by mali byť pomenované tak, aby generovali vyšší cieľ. Cvičenie sa tradične vykonáva v skupinách s použitím post-it poznámok.

   Pozývame vás nahliadnuť do metodického listu, aby ste vedeli, ako zostaviť diagram afinity.

   Dokončite strom

   Ak chcete predložiť získaný diagram, môžete si ponechať grafický tvar vytvorený pomocou nástroja na mapovanie mysle alebo použiť tabuľku. Výhodou druhého z nich je možnosť pridať ďalšie informácie, ktoré sú veľmi užitočné pre riadenie projektu, napríklad zodpovedné osoby, zdroje atď.

Príklad stromu cieľov v tabuľkovej forme

Cieľ Hlavná	Ciele sprostredkovatelia	Ciele prevádzkové	Zodpovedný	Rozpočet	Dátum ukončenia	Opatrenia z úspech
Vylepšite spokojnosť zákazníkov	Zlepšiť liečbu sťažnosti	Prevziať vedenie akákoľvek požiadavka do 1 hodiny
		Priniesť odpovedz do 24 hodín
	Urobiť dodávky	…
	Zlepšiť príjem telefón	…

Pozrite si tiež kompletný systém riadenia cieľov: OKR (ciele a kľúčové výsledky)

Na tento súbor sa odkazuje v: Projektový rámec