Chcete investovať do nástroja na správu svojich projektov? Ako si vyberiete ten správny softvér pre správu projektov?
Či už je to na požiadanie vášho manažéra, osobnej voľby alebo výstrelku, možno si kladiete otázku, či by ste pomocou softvéru nezvýšili svoju produktivitu. Riadenie projektu môže byť jednoduchá úloha, ktorú je ľahké a rýchle dokončiť v priebehu dňa, až po projekt, ktorý si vyžaduje veľké investície a dobrú organizáciu.
Prvá otázka, ktorú si musíte položiť pred investovaním do takéhoto nástroja, je: " Ako si vyberieme softvér na riadenie projektov, ktorý najlepšie vyhovuje našim potrebám? "
Definícia potrieb (alebo návrh špecifikácií)
Je možné vyvinúť funkčnú analýzu potreby s cieľom najlepšie vybrať softvér na riadenie projektov. Musíte definovať užitočnosť tohto nástroja. Hovoríme tiež o funkcii použitia.
- Čo by mal softvér pre riadenie projektov robiť? - Popíšte všetky funkcie, ktoré očakávate.
- S akými obmedzeniami sa stretávam? - Rozvinúť, čo vyžaduje aplikácia na riadenie projektov.
- - Bude spĺňať moje potreby / očakávania? Mojim spolupracovníkom? Moji klienti?
- - Môžem ho použiť na jednom alebo viacerých počítačoch?
- - Môžem (alebo musím) používať ho offline?
- - Ako môžem použiť údaje?
- - Môžem vykonať extrakciu za účelom zdieľania údajov so spolupracovníkom, ktorý nemá softvér?
- atď.
Môžu byť vyjadrené ďalšie sekundárne potreby. Stačí ich zadať do výstupov vašich špecifikácií.
Hlavné vlastnosti softvéru na riadenie projektov
V závislosti od zvoleného riešenia je to možné riadiť všetky fázy životného cyklu projektu . Niektoré dokonca ponúkajú možnosť správy portfólia projektov.
Identifikácia a plánovanie úloh
Správa úloh je ústrednou funkciou . Keď začneme plánovať projekt, prvá vec, ktorú si položíme, je realizovateľnosť v priebehu času.
S funkcie plánovania projektu , je ľahké vytvoriť kritickú cestu zo zoznamu úloh.
Nástroj plánovania úloh tiež poskytuje rýchly prehľad (príklad GANTT diagramu) o súčasných a nadchádzajúcich aktivitách na efektívne monitorovanie projektu.
Niektoré aplikácie uľahčujú organizáciu úloh pomocou systému Kanban. Ako je možné nájsť v populárnom bezplatnom softvéri na správu projektov Trello.
Riadenie zdrojov
Pridajte k tomu zdroje. Kto by mal riadiť ktorú úlohu? K úlohe je možné priradiť zdroj, ktorý je potrebné vykonať, aby bolo možné identifikovať pracovné zaťaženie každého z nich.
Správa reportov
Ďalšou funkciou, po každom stretnutí, vymenovaní alebo postupe v projekte, je dôrazne odporúčané alebo dokonca nevyhnutné vydať správu.
Podľa správy (Radicati Group, marec 2015) sa v spoločnostiach vymení takmer 122 e -mailov na zamestnanca a deň.
Aby sa zabránilo tomu, že vaša správa zostane v systémoch správ vašich spolupracovníkov bez povšimnutia, softvér na správu projektov obsahuje stránky (osobný alebo kolaboratívny pracovný priestor), pomocou ktorých je možné tieto správy jednoducho písať, zdieľať a upravovať. Vyhnete sa tak nepretržitej výmene e -mailov so zmienkou „Posledná aktualizácia, prosím vezmite na vedomie“ na nasledujúcom stretnutí.
Ocitli ste sa niekedy na stretnutí s inými členmi projektu bez toho, aby ste mali rovnaké informácie?
Tímová práca
Softvér na riadenie projektov podporuje aj zdieľanie údajov z intuitívneho rozhrania transformáciou na platformu spolupráce: ukladanie a zdieľanie dokumentov týkajúcich sa projektu (správa dokumentov), ako sme videli: správu vyplnil jeden zo spolupracovníkov atď.
Aby ste zostali informovaní o pokroku projektu, aby boli údaje centralizované na jednom a tom istom mieste, aby ste mohli komunikovať s ostatnými členmi tímu, rýchlo upravovať správy a merania.
Informačný panel a prehľady
Tento druh softvéru dokáže poznať výsledky projektu a jeho priebeh rýchlo vydať správu vo formáte dashboard . Tento prenos údajov vám umožňuje rýchlo extrahovať kľúčové údaje a ukazovatele bez toho, aby ste ich museli vytvárať sami. Riadenie projektu je jednoduchšie.
Ale tiež…
Do softvéru na riadenie projektov sú integrované ďalšie funkcie, ako napríklad rozpočet, sledovateľnosť postupu projektu, správa času (aby sa v programe Excel vyhli časovým výkazom), ako aj možnosť návratu skúseností.
Existuje mnoho ďalších funkcií, špecifických pre každý softvér Project Management, ktoré je možné nakonfigurovať tak, aby poskytovali úplné riešenie vašich potrieb.
Existujúce ponuky
Offline riešenia projektového manažmentu
Tento režim, ktorý sa nazýva „odpojený“, nevyžaduje na svoju činnosť internetové pripojenie.
Softvér však bude musieť byť z času na čas pripojený, aby došlo k synchronizácii údajov a ich aktualizácii.
- Hlavná výhoda: softvér je možné použiť v prostredí, kde nie je sieť k dispozícii.
- Hlavná nevýhoda: v prípade veľkého projektu s veľkým počtom interakcií nebudú aktualizácie okamžité, čo môže spôsobiť chyby.
Softvér na správu projektov SaaS
Existuje režim, SaaS „Softvér ako služba“, vo francúzštine „Softvér ako služba“.
Príklady riešení SaaS: projekt Wrike, Genius
Ide o webové nástroje hostované na serveri mimo spoločnosti.
- Hlavná výhoda: online riešenia projektového manažmentu umožňujú automatické aktualizácie údajov v reálnom čase, s jednoduchým prístupom na všetky počítače a bez nutnosti byť vo vnútornej podnikovej sieti.
- Hlavná nevýhoda: softvér nie je možné používať offline.
