Čo sa stalo ? Ako to urobili? Sú to rovnaké chyby ako naposledy … Keby sme sa pozreli späť, možno … Toľko otázok si môžete položiť o dôvodoch, prečo ste urobili tento krok. Čo konkrétne obsahuje RETEX? Čo to znamená ? Kedy poskytnúť spätnú väzbu?
Čo je to spätná väzba (Feedback)?
Spätná väzba (tiež nazývaná RETEX alebo REX) je prístup zameraný na zisťovanie a analýzu anomálií, odchýlok a akýchkoľvek udalostí, či už pozitívnych alebo negatívnych, a to hľadaním príčin a sekvencií a čerpaním lekcií.
Pojem „pozitívny“ a „negatívny“ je dôležitý, pretože väčšinou myslíme na poskytnutie spätnej väzby v prípade, že v procese dôjde k anomálii alebo chybe. Každý projekt alebo osvedčená prax môže podliehať vykonaniu tohto typu prístupu.
Aký to má zmysel, povedal by si mi? Jednoducho, aby podporovať reprodukciu predstavenia , byť v procese prevencie rizík a neustáleho zlepšovania.
Ako už bolo uvedené, spätná väzba je o ohliadnutí sa za ťažkou situáciou, úspechom alebo neúspechom. Môže to byť spojené s niekoľkými situáciami:
- Veľký projekt
- Inovatívny projekt
- Opakujúci sa projekt
- Potenciálne vážny incident alebo udalosť
- Anomália / porucha na produkte
- Po projekte.
Čo si musíte zapamätať:
Spätná väzba - RETEX je predovšetkým metóda, nástroj. A ako naznačuje názov, umožňuje nám pozrieť sa späť na situáciu, ktorú sme zažili my alebo niekto iný.
Implementujte proces spätnej väzby
V procese spätnej väzby sú nevyhnutné tri kľúčové kroky:
Najprv musíte jasne identifikovať predmet, na ktorý chcete poskytnúť spätnú väzbu (pozri projektový manažment).
Čas začína, keď spustíme tento proces. Ak váš predmet nie je správne identifikovaný, vaša spätná väzba môže byť nesprávna. Bola by škoda nechať si ujsť dôležité informácie, aby ste im poskytli informatívnu spätnú väzbu.
Môžete definovať vnútorné a vonkajšie parametre súvisiace so situáciou / udalosťou, ktorá vás zaujíma.
Tu je niekoľko nápadov, ktoré vám pomôžu:
- Popis projektu
- Definícia cieľov projektu
- Termíny projektov
- Rozsah projektu (geografický, regulačný, referenčné hodnoty atď.)
- Zdroje: členovia projektu, experti súvisiace s projektom a zainteresované strany (zainteresované strany)
- Aký bol kontext v čase projektu?
- Výzvy
- Dodávka
Teraz si môžete položiť otázku, čo hľadám v informáciách?
Fáza 1: Zhromažďujte údaje
Cieľom tejto prvej fázy je zhromaždiť všetky dôležité údaje a poskytnúť tak spätnú väzbu.
Ak je to možné, zaznamenajte prvé horúce výnosy a zozbierajte vyhlásenia / posudky, aby ste mohli začať zbierať informácie.
V prípade anomálie alebo vážnej udalosti sú tieto údaje nevyhnutné na pochopenie toho, čo sa stalo.
Na zaistenie tejto spätnej väzby vytvorte nástroj (alebo metodiku) na zhromažďovanie alebo spätnú väzbu: formulár, e -mail, brainstorming atď.
Napríklad v prípade anomálie výrobku sú dôležité prvky, ktoré je potrebné zhromaždiť:
- Zdroj anomálie: Kto bol ovplyvnený (zákazník? Zamestnanec?)
- Etiketa výrobku
- Analýza použitia (vrátane rozumne predvídateľného použitia produktu)
- Referencia na produkt
- Poloha anomálie: geografická a v ktorom bode životného cyklu produktu
- Opis anomálie a jej kritickosť
Fáza 2: Analyzujte údaje
Cieľom analýzy údajov je charakterizovať informácie pre identifikovať faktory generujúce udalosť / situáciu . Táto analýza môže byť kvalitatívna aj kvantitatívna.
V prípade negatívnej spätnej väzby musíte:
- Identifikujte odchýlky pozorované od požadovaného
- Vykonajte kritickú analýzu pomocou nástrojov: 5M, 8D, 5W, strom koreňových príčin, diagram vzťahov, všetky nástroje na podporu rozhodovania
- Určte príčiny a vplyvy, ktoré viedli k týmto odchýlkam, či už pozitívnym alebo negatívnym
V prípade pozitívnej spätnej väzby musíte:
- Identifikujte, čo sa stalo
- Analyzujte informácie a vyvodzujte osvedčené postupy
- Je možné tieto osvedčené postupy zopakovať? (použite nástroj QQOQCPC)
Fáza 3: Využite údaje
Tento posledný krok pozostáva z vypracovania správy, plánu nasadenia analyzovaných výsledkov, s cieľom:
- Definujte paliatívne opatrenia
- Definujte plán nápravných opatrení, ktorý sa má implementovať, či už technický, organizačný alebo ľudský
- Definujte preventívne opatrenia a hľadajte situácie podobné tým, ktoré sa vykonávajú v rámci spätnej väzby
Tento plán nasadenia je potom možné integrovať do plánu prevencie rizík a mapovania rizík.
A nezabudnite sa podeliť o výsledky. Je dôležité poučiť sa zo svojich úspechov a zlyhaní alebo úspechov ostatných. To by mohlo byť dobrým východiskovým bodom pri identifikácii hlavných rizík a pri vykonávaní analýz rizík. Preto neváhajte, dajte nám vedieť a podeľte sa o to.
Ak sa chcete poučiť zo súčasných alebo minulých aktivít, pozrite si tiež metódu Action After Review
