Ako formalizovať potreby zákazníkov alebo používateľov? Čo obsahuje list s výrazmi potrieb? Získajte informácie o typoch informácií, ktoré chcete zhromaždiť, a o kľúčových otázkach, ktoré si musíte položiť. Ilustrácia na príkladoch.
Dostanete žiadosť o nový projekt - Dobré! Teraz pôjde o definovanie a vyjadrenie potrieb žiadateľov, používateľov alebo zákazníkov.
Tento krok je zásadný pre opis funkcií a obmedzení nadchádzajúceho projektu s vašimi tímami alebo žiadateľmi. Cieľ je jednoduchý: mať k dispozícii sprievodcu, ktorý bude pre vás užitočný najmä pri navrhovaní špecifikácií.
Dávajte si však pozor! Hovoríme tu o vyjadrení potrieb. V žiadnom prípade riešenia. Tieto budú vyvinuté v neskorších fázach.
Uviedli sme 7 krokov na vyjadrenie potrieb. Aby sme naše slová čo najviac objasnili, v každej časti nájdete konkrétny príklad aplikovaný na organizačný projekt.
Informácie: táto zbierka vyjadrení potrieb by mala byť referenčným dokumentom pre zvyšok vášho projektu. Aby bol prístupný pre každého, uistite sa, že ho píšete čitateľne a jednoduchým, prirodzeným jazykom. Zabudnite na veľké vety s komplikovanými odbornými slovami. Na ilustráciu svojho názoru použite čo najviac ilustrácií, infografík alebo diagramov. Vizuál je rovnako dôležitý ako obsah.
1 - Definujte účel projektu
Toto je všeobecný účel projektu: reorganizácia služby, vyriešenie poruchy atď.
Vezmite si príklad z organizačného projektu. Cieľom môže byť zlepšenie sociálnej klímy.
2 - Pripomeňte si kontext
Ide o skutočnosti, udalosti alebo iné prvky relevantné pre riešený problém: na začiatku žiadosti, ktoré majú vplyv na odpovede, ktoré sa majú poskytnúť, atď.
- O čom hovoríme? Urobte si prehľad o tom, čo už existuje. Ak to chcete urobiť, použite mapu a predstavte burzy funkčným spôsobom.
- Ako? “Alebo„ Čo? Kde ? Koľko ? Prečo? Preskúmajte predmety, ktoré prispievajú k celkovému porozumeniu problému.
Čím viac otázok si položíte, tým to bude jednoduchšie. Majte na pamäti, že nápady pri písaní môžu byť jasné, ale v mysliach vašich tímov alebo vášho klienta to môže byť celkom iné.
V našom prípade by otázky, ktoré by ste si mohli položiť, mohli byť:- - Existujú vonkajšie udalosti, ktoré vysvetľujú zhoršenie sociálnej klímy?
- - Existuje konkrétna služba, ktorej sa to týka? Alebo herci?
- - Aká je súčasná situácia a aké riešenia už boli implementované?
- …
3 - Nastavte obvod projektu
Je dôležité vedieť, kde to začína a kde to končí. Aké sú hranice:
- Koho sa projekt týka? Kto je cieľová skupina a kto sú interné kontakty?
- Aké služby vziať do úvahy?
- Mali by byť všetky procesy integrované?
4 - Definujte ciele projektu a potreby
Teraz, keď ste určili obrysy projektu, je načase definovať obsah a rozsah.
- Aké sú ciele?(Nájdite nových potenciálnych zákazníkov? Spustite produkt? Vstúpte na nový trh? …)
- Čo sú potreby užívateľov alebo ľudia zapojení do vášho projektu? Ako bude druhý reagovať na problém? Aby to nebolo jednoduché, neváhajte vytvárať prípady použitia alebo cvičné prípady. Vžite sa do ich kože.
- Kedy by mal byť projekt dodaný? Aké sú kľúčové termíny? Tento pojem oneskorenia môže byť tiež vyjadrený v nižšie uvedených obmedzeniach.
Príklad:
V rámci nášho organizačného projektu je cieľom zlepšiť sociálnu klímu5 - Uveďte očakávané zisky
Nie je to najľahší krok, pretože odhad ziskov nie je ľahký v závislosti od povahy projektu. Uveďte však spôsoby ich hodnotenia alebo prostriedky na ich meranie. Rovnako ako cielený obrat, viac funkčných a ľahko použiteľných informačných systémov …
Príklad: Na meranie ziskov alebo výhod očakávaných z nášho príkladu môžete:Dajte čo najviac kvantifikovaným a konkrétnym cieľom.
6 - Zhodnoťte obmedzenia a možné riziká svojich potrieb
Kto hovorí, že projekt hovorí aj o obmedzeniach, dokonca aj o rizikách. Tieto budú mať vplyv na vaše prostredie alebo prostredie vášho zákazníka. Môžu byť technické, ľudské, regulačné, finančné, prepojené s trhom a s výrobkom alebo službou.
- Aké sú možné brzdy? Odporcovia? Legálne? atď.
- Čo je to rozpočtové krytie?
- Na kedy? Kedy je kľúčová otázka. Aby ste sa vyhli premene na obmedzenia, stanovte si teraz približný termín. Pri zachovaní súladu s rozpočtom. Nájdite dátum začiatku projektu (pomocou retro-plánovania), dokonca aj predpoveď. Toto je možné neskôr zmeniť. Ak tak urobíte, znížite riziko odchýlok od plánu.
Príklad: hlavnými prekážkami organizačného projektu sú často vnútorná neochota. Ak aktéri nie sú jasne informovaní o nadchádzajúcich cieľoch, môžu voči projektu vzniesť námietku a zdržať ho.
7 - zamyslite sa nad vplyvmi
Aby ste lepšie porozumeli potrebám, je dobré zhodnotiť dopady, ktoré budú mať na váš projekt. Môže to mať vplyv na vašich ľudí, procesy, softvér alebo nástroje. Ale aj na komunikáciu alebo samotnú organizáciu spoločnosti. Predvídaním potenciálnych vplyvov obmedzíte nepríjemné prekvapenia. Vďaka tomu bude nasadenie riešenia jednoduchšie a presnejšie.
Príklad: cieľ je jednoduchý, identifikované potreby. Dopady však zostávajú neisté. V našom prípade môžu mať dôsledky na zamestnancov: ich správanie, spôsob práce, ale aj komunikáciu medzi sebou a medzi rôznymi oddeleniami. Najlepším spôsobom, ako zmerať tieto vplyvy, je zmapovať prepojenia medzi každým aktérom, službou a vašim projektom.
Pochopíte, tento krok je nielen zásadný, ale aj veľmi zaujímavý! Účinným vyjadrením potrieb už formalizujete funkčnosť projektu.
Tiež objavte „rohatú šelmu“, praktický nástroj na definovanie potrieb
