Ako využiť skúsenosti vyplývajúce z každej vykonanej akcie? Ako zlepšiť svoje znalosti, aby ste nabudúce boli lepší? Ako sa porozprávať po jednom kroku pred ďalším? Práve tu vstupuje do hry „Recenzie po akcii“ …
Čo je to kontrola po akcii (AAR)?
Tento anglosaský termín by sme mohli preložiť stretnutím - alebo rozborom - po akcii. Ide o aktivitu, ktorá Cieľom je spoločne sa poučiť zo skúseností , dobrý alebo zlý. AAR, využívaná predovšetkým americkou armádou na informovanie o výsledku vojenských operácií, si nachádza svoje miesto vo firemnom svete.
Umožňuje po projekte, akcii, incidente, udalosti alebo akejkoľvek inej aktivite analyzujte, čo sa stalo, prečo sa to stalo týmto spôsobom, pozorované silné a slabé stránky, potrebné zlepšenia a ponaučenia . Cieľom je identifikovať osvedčené postupy a nové nápady (pokiaľ ide o organizáciu, riadenie, techniku, ekonomiku atď.), Ktoré sa majú implementovať v podobných kontextoch.
Lepšie neskoro ako nikdy … Toto príslovie platí v projektovom manažmente, kde sú zásadné informácie. Prečo nespomíname v rámci uvedeného projektu, aby sme napravili všetky chyby, ktoré vzniknú, a efektívne tak viedli ostatné akcie, zlepšili výkonnosť tímov a obmedzili výstupy, ktoré nevyhovujú pôvodnej požiadavke? To je filozofia AAR.
Recenzia je vykonávané osobami zapojenými do predmetnej činnosti . Tieto boli jadrom skúsenosti, a preto sú schopné poskytnúť relevantné pozorovania.
Každá kontrola po akcii dáva podnet k správe . Tento posledný je široko distribuované v spoločnosti umožniť ďalším službám ťažiť z nových získaných znalostí. Rovnaké chyby sa teda neopakujú znova a znova. Kľúče k úspechu sú dekódované pre zvýšenie výkonu na všetkých úrovniach.
Upozorňujeme, že toto nie je metóda na riešenie problémov. Platí to aj pre činnosti, ktoré dosiahli svoje ciele. Cieľom je potom identifikovať dôvody úspechu. Toto sú bohaté lekcie na priamu alebo nepriamu reprodukciu rovnakého úspechu.
Prístup AAR je možné zhrnúť do niekoľkých otázok:
- Čo bolo v pláne?
- Čo sa dosiahlo?
- Prečo sú medzery?
- Čo fungovalo dobre a prečo?
- Čo je možné zlepšiť a ako?
Kontrola je umiestnená ako posledná fáza Demingovho kolesa. Vo veľkej miere prispieva k cyklu neustáleho zlepšovania tým, že dodáva procesom nové poznatky z nahromadených skúseností.
Pozrite si tiež tému spätná väzba od skúseností (REX)
Prečo nastavovať pravidelnú spätnú väzbu na to, čo bolo práve vykonané?
Ako už bolo vidieť, AAR ponúkajú príležitosť ťažiť zo skúseností a neustále sa zlepšovať.
V prípade projektu, ktorý sa skladá z niekoľkých etáp, to umožňuje správa AAR na konci každej z nich učte sa takmer v reálnom čase a v prípade potreby aplikujte tieto novozískané znalosti na ďalší krok (alebo kroky) . Tento typ preskúmania preto prispieva k zlepšovaniu postupov, ale aj k obratnosť tímy, použité metódy a nástroje.
Tento režim prevádzky má ďalšiu cnosť: to rozvíja u zamestnancov konštruktívneho kritického ducha, hodnotenie . Zvyknú si spochybňovať svoje praktiky a vytrhávať ich z rutinných návykov. Tento proces ďalej podporuje kultúru spätnej väzby a komunikácie v tíme.
Kedy použiť AAR?
Najúčinnejšie je začnite stretnutie bezprostredne po príslušnej aktivite . Zúčastnení ľudia sú úplne presýtení prežitou skúsenosťou. Ich pozorovania sú presnejšie, myseľ je k dispozícii - Na iné témy sa zatiaľ „neprepli“.
AAR nie sú vyhradené výlučne pre veľké projekty . Môžu z toho ťažiť všetky druhy akcií. Je zaujímavé systematizovať tento spôsob prevádzky s cieľom zlepšiť postupy a maximalizovať súdržnosť tímu. Dôležité je nájsť rovnováhu medzi časom stráveným pri samotnej akcii a časom, ktorý bol investovaný do rozboru.
Výročné správy o činnosti môžu byť štruktúrované a formálne plánované (plánované a organizované) pre veľké projekty (po každom medzníku a na konci projektu). Ľahší (asi desať minút) a neformálny formát je vhodný na schôdze a podobne. Manažér zodpovedný za tím potom prevezme úlohu facilitátora.
Kto sa zúčastňuje
V ideálnom prípade všetci zamestnanci zapojení do predmetného projektu alebo činnosti sú požiadaní, aby poskytli svoju spätnú väzbu . Pri veľkých tímoch možno uvažovať o reprezentatívnej vzorke.
Rôznorodosť uhlov pohľadu je bohatstvo. Každý má zlomok pravdy, svojej pravdy. Z konfrontácie názorov vychádzajú nové poznatky.
Osvedčené postupy na implementáciu pre AAR
- Vymenujte sprostredkovateľa: je zaujímavé, že je to niekto mimo podnikania. Potom prevezme úlohu facilitátora, ktorý pomôže členom tímu vyjadriť svoje vnímanie úplne neutrálne. V praxi sú to spravidla projektoví manažéri (alebo vedúci oddelení / manažéri v závislosti od problému), ktorí zastávajú túto úlohu. Napriek svojmu zapojeniu sa do činnosti, skúsení manažéri vedia, ako zaujať pozíciu facilitátora.
- Používajte otvorené otázky stimulovať reakcie.
- Zostaňte konštruktívni, neútočte na ľudí, dodržiavajte úlohy. V opačnom prípade by pri ďalších recenziách hrozilo, že skončia s viac ako meranou individuálnou účasťou … Cieľom je posunúť sa vpred, aby sme sa zlepšili. Spomína sa práca a činy tímu, a nie jednotlivcov.
- Vytvorte atmosféru dôvery , uvoľnený.
- Začnite tým pozitívnym: „čo išlo dobre?“
- Používajte správy AAR tak často, ako je to možné . Ich pravidelná implementácia udržiava zamestnancov v práci. Výročná správa o činnosti sa potom stane informatívnejšou.
- Odporúčania vyplývajúce zo skupinovej práce musia byť operatívne, presné a uplatniteľné v budúcnosti. Nezaznamenajte napríklad: „Lepšia komunikácia so zainteresovanými stranami“, ale „Každý týždeň odošlite správu, aby boli zainteresované strany informované o pokroku projektu“.
Ako uskutočniť stretnutie po akcii?
Je to dielňa. Dá sa to urobiť rôznymi spôsobmi. Manažér GO! vám ponúka prístup na formálne stretnutie:
Pred revíziou: organizácia výročnej správy o činnosti
V závislosti od typu formálneho stretnutia alebo nie je potrebné vykonať niekoľko príprav:
- Informujte účastníkov v dostatočnom predstihu uskutočnenie schôdze. AAR sa zvyčajne plánuje v rovnakom poradí ako plánovanie projektu.
- Vymenujte z tímu osobu zodpovednú za vytváranie poznámok . Facilitátor a skupina majú teda úplnú slobodu sústrediť sa na debaty.
- Definujte chronológiu preberaných tém.
- Pripravte si materiál: dokumenty, flipchart, spätný projektor … Rezervujte si izbu.
Chovanie AAR
Položiť základy fungovania dielne
Na úvod musí facilitátor:
- Pripomeňme si ciele tejto recenzie: zúročiť tieto skúsenosti, zlepšiť svoje postupy a zdieľať ich v rámci organizácie.
- Prezentujte použitú metodiku a úlohu každého z nich.
- Stanovte prevádzkové pravidlá: žiadna kritika alebo osobné hodnotenie, žiadne hľadanie vinných strán, žiadna autocenzúra …
- Rovnako ako brainstorming, povzbudzujte každého človeka, aby slobodne prejavoval svoj prínos . Cieľom nie je nájsť zodpovedných. Ide o zhromaždenie všetkých objektívnych informácií, zdroja zlepšenia v tej istej oblasti alebo v príbuzných oblastiach, ktoré predstavujú podobnosti kontextu, metodiky, problémy … Neexistujú správne alebo nesprávne odpovede alebo nápady.
- Zdôraznite, že pokrok je dosiahnuteľný , bez ohľadu na úspešnosť činnosti.
Začnite a oživte výmeny
V tejto fáze sú možné 2 prístupy:
- - Ak je predmet obmedzený, prejdite k jadru veci a začnite diskusiu.
- - Ak sa aktivita týka niekoľkých prvkov (témy, problémy, čiastkové projekty …), zvoľte poradie zaobchádzania a začnite tým prvým v zozname. Voľbu je možné definovať spoločne s celou pracovnou skupinou.
Diskusie prebiehajú v 3 fázach: kontext - analýza a odporúčania:
- Krok 1 - Kontext: Pripomienka zámerov a cieľov akcie
Prvá fáza spočíva v návrate k účelu akcie. Je to príležitosť overiť si, či všetci zdieľajú rovnakú víziu predmetu a jeho cieľov. Často je užitočné použiť súvisiace dokumenty alebo graficky znázorniť ciele a očakávané výsledky (pri najzložitejších prepojeniach medzi nimi).
Ukážkové otázky:
Čo bolo v pláne? Aké sú očakávané výstupy? Aké sú kľúčové udalosti? - Krok 2 - Analýza: Pozorovanie výsledkov po akcii a analýza príčin odchýlok
Cieľom tejto fázy je porovnať plánované a realizované a vidieť pozitívne a negatívne odchýlky. Keď existujú významné rozdiely, pochopte prečo.
Facilitátor používa otázky ako:
Čo sa dosiahlo? Aké boli výsledky Je akcia úspešná? Zlyhanie ? Je to v súlade s tým, čo sa očakávalo? Čo fungovalo? Čo sa pokazilo? Prečo sa to stalo? Čo vysvetľuje taký úspech? S akými ťažkosťami sme sa stretli? Získajte viac informácií o rôznych fázach aktivity.Ak sa chcete dostať hlbšie, použite nástroje ako „5 prečo?“ .
- Krok 3 - Odporúčania: Hľadajte možnosti zlepšenia a odporúčania
Identifikácia toho, čo je možné zlepšiť a ako? Ako by sme sa mohli tejto situácii vyhnúť? Čo by ste poradili pre nadchádzajúce akcie? Ako by sme to mohli nabudúce urobiť inak? Čo by sme zmenili, keby sme museli projekt prerobiť?
Na neformálnom stretnutí, zjednodušene povedané, môže manažér zamerať diskusie na 3 otázky:
- Čo fungovalo dobre a prečo?
- Čo je možné zlepšiť a ako?
- Máme to nabudúce urobiť inak? Ak áno, ako?
Vypracovanie a zdieľanie záverov
Účelom AAR je zúročiť získané skúsenosti a široko ich šíriť v rámci spoločnosti . Cieľom je vyhnúť sa opakovaniu rovnakých chýb rovnakými protagonistami alebo iným tímom, ktorý pracuje na podobnom projekte.
Ak to chcete urobiť, je to tak odporúča použiť štandardizovaný dokument aby každý mohol ľahko použiť predložené nápady.
Tento dokument môže mať nasledujúcu štruktúru:
- Identifikácia akcie a tímu
- Priradené ciele a ciele
- Body, ktoré fungovali: podrobnosti a odporúčania na udržanie alebo opakovanie najmenej rovnakého výkonu
- Body, ktoré je potrebné zlepšiť: detaily a rady o postupoch a riešeniach, ako to nabudúce zlepšiť, alebo zabrániť tomu, aby sa rovnaká udalosť opakovala
- Poučenie: zásady, ktoré je možné zovšeobecniť
- Akčný plán na vykonanie preventívnych alebo liečebných opatrení určených počas postupu a ktoré sa majú vykonať
Tento dokument je možné automatizovať v rámci projektu riadenia znalostí alebo jednoducho v softvéri na riadenie projektov. Poskytnite štruktúru dokumentu, ktorá uľahčuje klasifikáciu a vyhľadávanie informácií.
Na tento súbor sa odkazuje v: Ako viesť projekt - Efektívne zorganizujte a viesť schôdzu
