Ako analyzovať všetky dimenzie problému? Problémom je priblížiť sa k téme z príslušných uhlov položením správnych otázok. Presne to umožňuje metóda QQOQCP.
Tímy sa často pokúšajú vyriešiť problém, pretože ho každý vníma. Vnímania, ktoré sa len zriedka zhodujú kvôli svojej očividnej subjektivite, každý má tendenciu pozerať sa a myslieť iba zo svojho uhla pohľadu a svojich znalostí a / alebo skúseností.
Metóda QQOQCP umožňuje vykonať podrobnú analýzu situácie . A to konštruktívnym spôsobom na základe systematického kladenia otázok s cieľom obrátiť problém všetkými smermi, rozložiť ho vo všetkých jeho dimenziách, posunúť pohľad a otvoriť pole možností z hľadiska riešenia.
Predstavenie QQOQCP
Definícia
Metóda by mala pôvod o 20 storočí späť, za čias Rímskej ríše, v takzvanom quintilianskom hexametri. Jeho anglická verzia je známa ako „5 W“ - Kto hovorí čo? Kde, kedy a prečo? Jeho francúzsky názov „QQOQCP“ pochádza zo skratky, ktorá ho definuje:
- Otázka - Čo : predmet, akcia, fáza, operácia.
- Otázka - Kto : zainteresované strany, aktéri, manažéri.
- O - Kde : miesto, vzdialenosť, javisko.
- Otázka - Kedy : čas, plán, trvanie, frekvencia.
- Ako to, že : materiál, vybavenie, potrebné prostriedky, spôsoby, spôsoby, postupy.
- P - Prečo : motivácie, motívy, dôvody bytia atď.
Výslechu možno priradiť ďalšiu dôležitú os: „Koľko?“ (náklady, množstvo …). Metóda potom prevezme skratku QQOQC VS P. Mimochodom, posledné P - Prečo sa dá rozšíriť na Za akým účelom: na aký účel?
Tento proces spočíva v zhromažďovaní a analýze všetkých relevantných dostupných informácií položením maximálneho počtu otázok akéhokoľvek druhu týkajúcich sa problému, situácie, predmetu, ktorý bol definovaný vopred. Cieľom je premýšľajte konštruktívne, aby ste odhalili hlavné príčiny problému, dôvody konkrétneho projektu , definovať hlavné línie akčného plánu atď.
Cieľ postupu
Tento nástroj vám umožní preskúmať tému zo všetkých uhlov a nájsť vhodné riešenia. Umožňuje vám tiež triediť súbor relevantných informácií a klasifikovať ich podľa tejto logiky: od „čoho“ (popis predmetnej situácie) po „prečo“.
Výhody a obmedzenia metódy
Jednou z výhod QQOQCP je jednoduchosť implementácie a praktického použitia. Navyše je to metóda, ktorá povzbudzuje široké a konštruktívne kladenie otázok. Umožňuje zbierať podstatné a presné informácie o danej situácii.
Medzi jeho obmedzenia môžeme zaradiť „rušivý“ alebo kontraproduktívny charakter, ktorý niektoré otázky môžu predpokladať, ak sú zle formulované.
Kontext použitia prístupu
Pokiaľ ide o aplikáciu, metóda QQOCQP je veľmi užitočná na analýzu, mapovanie a definovanie cieľových procesov súbežne s metódou Ishikawa (diagram príčin a následkov) viac zameranou na riešenie organizačných dysfunkcií. Môže sa teda použiť okrem iného v kontexte:
- Riešenie problémov
- Definícia akčného plánu
- Vypracovanie projektu
- Písanie správy zo schôdze
- Manažment mužov , najmä v rámci zvládanie konfliktov
- Prospekcia
QQOCQP podrobne
SZO ?
Je to otázka určovania ktorí sú rôznymi zúčastnenými protagonistami. Táto otázka môže „zacieliť“ na ľudí, pozície, služby, zručnosti, typ zapojených aktérov (zamestnancov, zákazníkov, dodávateľov, rôznych poskytovateľov služieb atď.). Otázky, ktoré si treba položiť, sú okrem iného tieto:
- Kto identifikoval problém? Kto inicioval výsluch?
- Kto je zodpovedný za projekt, súbor?
- Kto spôsobuje problém?
- Kto je priamo dotknutý?
- Kto je ovplyvnený?
- Kto potrebuje odpovede?
- Na koho sa obratit
Možno bude múdre upresniť svoje poznámky tak, že budete tieto otázky formulovať menej rušivo a diplomatickejšie: Kto je osobou, ktorá identifikovala problém? Aká je jeho funkcia? O ktoré oddelenia a tímy ide? atď.
Čo ?
Táto otázka je pre jasne a presne definujte príslušný problém , zamerať sa na projekt, ktorý sa má realizovať atď. Cieľom je určiť povahu problému, ako aj jeho dôsledky, lepšie definovať rôzne aspekty projektu atď. Výsluch teda môže byť:
- Čo to vlastne je?
- Aká je súčasná situácia?
- Aké sú dôsledky?
- Aké sú riziká?
- Čo bolo zavedené s cieľom pokúsiť sa problém vyriešiť?
- Aké sú výnosy?
- Čo fungovalo? Čo naopak nesplnilo počiatočné očakávania?
Kde ?
Prostredníctvom tejto otázky popísať miesta a presne lokalizovať veci vo vesmíre. Otázky sa zamerajú na:
- Kde je problém ? V ktorej krajine, budove, oddelení, tíme atď. ? Na ktorom produkte? Aký stroj? Ktorý príspevok? atď.
- V akej fáze sa problém prejavuje?
- Je miesto problému dostupné?
Kedy ?
Potom prichádza otázka dočasnosti. Cieľom je určiť časové okolnosti - frekvencia, trvanie, predvídateľnosť atď. - problému. Otázky sa potom točia okolo otázok, ako sú:
- Kedy presne sa problém vyskytol?
- Ako dlho táto obava existuje?
- Po akej konkrétnej udalosti?
- Vyskytuje sa problém pravidelne? Ak áno, ako často?
- Kedy sa problém objaví?
Ako? “Alebo„ Čo?
to je definovať, ako problém vzniká, ale aj to, ako aktéri konajú a akými prostriedkami (tento bod môže byť oddelený a môže byť predmetom konkrétneho výsluchu):
- Ako sa problém prejavuje?
- Ako reagujú rôzni protagonisti?
- Aké postupy sú zavedené a aké sú dodržané? Aké sú pokyny?
- Ako predpisy riešia tento typ situácie?
- Aké metódy sa používajú?
- Ako je organizovaná spoločnosť, služba, tím?
Koľko ?
Táto otázka, často zahrnutá v predchádzajúcom bode, má za cieľ kvantifikovať prostriedky - ľudské, finančné, technické, časové atď. - zavedené a / alebo nevyhnutné vzhľadom na uvedenú situáciu. Otázky ako:
- Koľko času máme na vyriešenie problému?
- Aký máme rozpočet?
- Koľko strojov, nástrojov, staníc, služieb atď. sú znepokojení ?
- S koľkými poskytovateľmi sa môžeme poradiť?
- Koľko stojí spoločnosť predvolené nastavenie?
Prečo?
Posledná stránka dotazovania sa týka príčin, koreňov, ale aj zamýšľaného cieľa. Pre každú z predchádzajúcich otázok a pre to, aby bola kritika konštruktívna, môže byť vhodné analyzujte dôvody a použitia, ciele rôznych identifikovaných prvkov .
Preto je pre každého kto, čo, kde, kedy, ako, koľko má zmysel pýtať sa, prečo a za akým účelom (za akým účelom?) S cieľom podrobne analyzovať problém a efektívne ho vyriešiť.
