Na pracovnom stretnutí na chúlostivú tému prebiehajú diskusie relatívne dobre. Zrazu tón stúpa a niektorí duchovia sa zahrievajú. Napriek výzvam k poriadku a pokoju napätie stále stúpa. Facilitátor musí reagovať čo najrýchlejšie a dostať všetkých späť na správnu cestu. Prečo a ako?
Príčiny pošmyknutia
Jemný predmet, rozdielne názory, vojny o ego, unavené mysle, napätie v službe / spoločnosti … Existuje mnoho kontextov, ktoré vedú k diskusiám, ktoré sa im vymknú z rúk. Tón môže rýchlo stúpať. Zvlášť, keď je predmet chúlostivý. Pokiaľ je už kontext trochu napätý, netreba veľa, aby sa workshop v extrémnych prípadoch zmenil na vybranie alebo boxerský kruh.
Medzi najčastejšie príčiny viac či menej kontrolovaného šmyku môžeme uviesť:
- prerušená reč;
- nezhody, skryté konflikty;
- rôzne frustrácie;
- rozdiely vo fungovaní a / alebo osobnostiach;
- osobné útoky, vyrovnávanie skóre;
- systematické protirečenie, zlá vôľa;
- stretnutie, ktoré sa vlečie.
Kedy a prečo reagovať?
Ak sú názorové rozdiely dosť bohaté a sú zdrojom otvorenej mysle, napriek tomu môžu v závislosti od kontextu vygenerovať niekoľko viac či menej otvorených konfliktov. Keď dôjde k ich prepuknutiu počas pracovného zasadnutia, je úlohou sprostredkovateľa nenechať situáciu eskalovať a reagovať čo najskôr. Dvaja spolupracovníci, ktorí by prišli k úderu, by boli veľmi poľutovaniahodnou situáciou a úplne kontraproduktívnymi pre celý tím.
Je teda úlohou facilitátora alebo manažéra pozorovať, hodnotiť a konať čo najprimeranejšie.
Kedy reagovať?
Od prvých signálov odhaľujúcich viac -menej skryté napätie:
- bočné pohľady medzi dvoch účastníkov;
- viac alebo menej diskrétne posmešky, keď hovorí jeden z protagonistov;
- predčasné vzdychy;
- systematické prerušenia reči;
- neustály nesúhlas, zvyšovanie hlasitosti reči, zvyšovanie tónu;
- nevhodné, zraňujúce a / alebo predčasné poznámky …
Prečo reagovať?
Dôsledky facilitátora, ktorý hrá pštrosa alebo reaguje príliš unáhlene, často pod vplyvom vlastných emócií, môžu mať škodlivé následky:
- strata dôveryhodnosti vo svojej úlohe supervízora - či už ide o debaty alebo tím;
- strata kontroly schôdze: sterilita diskusií, strata času pre všetkých, výsledok kompromitovaného projektu (atď.);
- znížená motivácia a nadšenie na strane ostatných účastníkov, nepohodlie v rámci skupiny;
- efekt snehovej gule : sklz na základni zo strany jedného alebo dvoch protagonistov sa rozšíri na celú skupinu;
- eskalácia situácie : neveľké výmeny, nevhodné slová, urážky, gestá temperamentu, strety a pod.
Kľúče k zvládnutiu eskalujúcej diskusie
Urobte krok späť
Neponáhľať sa a získať minimálnu výšku pred konaním je nevyhnutné. Je dobre známe: zriedka urobíme správne rozhodnutie v zhone.
Nájdite si čas a sledujte, čo sa deje. Analyzujte fakty. Nechajte protagonistov urobiť to isté. Táto téma je kontroverzná. Je dôležité zamerať sa na formu výmen, ktoré musia napriek rozdielom zostať srdečné.
Ovládajte svoje emócie
Pre facilitátora je dôležité, aby sa nenechal parazitovať na emóciách bojovných spolupracovníkov alebo na svojich vlastných. Je to podmienka správneho konania.
Počúvajte a počúvajte hnev
Ignorovanie signálov napätia iba zvyšuje napätie a zvyčajne stupňuje nepriateľstvo. Konflikt vypukne, keď sa dvaja jednotlivci už navzájom nepočúvajú. Keď už nedokážu komunikovať. Násilie, či už verbálne alebo fyzické, nastáva vtedy, keď dialóg už nie je možný.
Pre facilitátora - a manažéra - je nevyhnutné naučiť sa rozpoznať známky stresu, skrytého napätia a rýchlo reagovať, skôr ako už dialóg nie je možný a situácia sa vám vymkne spod kontroly.
Umožniť každému vyjadriť svoje názory a pocity bez strachu z odsudzovania, úplné počúvanie je prvým krokom k zdravým medziľudským vzťahom - a teda aj stretnutiam -.
Konštruktívny dialóg s úctou ku každému je základom atmosféry dôvery.
Zneškodnite neutrálnym a konštruktívnym spôsobom
Cieľom, keď sa diskusie stupňujú, je rýchlo vyriešiť konflikt, aby stretnutie mohlo pokračovať pokojným a efektívnym spôsobom.
Akonáhle je hnev identifikovaný a vypočutý, facilitátor / manažér musí byť schopný zmierniť toto napätie a zároveň zostať neutrálny. Musí prinútiť svojich spolupracovníkov alebo rušiteľa, aby sa upokojili a našli konštruktívne riešenie sklzu.
Účinne zneškodnite každé pošmyknutie
Každá situácia si vyžaduje špecifické držanie tela. V závislosti od vlastností lyžiny musí facilitátor prispôsobiť svoje držanie tela, aby adekvátne reagoval. Cieľom je vždy obnoviť pokoj a preorientovať diskusie na túto tému. Stretnutie sa začalo s konkrétnym cieľom, ktorý je dôležité rešpektovať.
Slovo strih
Jeden z účastníkov stretnutia systematicky prerušuje moderátora, jedného z jeho kolegov alebo dokonca všetkých. Nikomu nenecháva čas na to, aby sa vyjadril naplno. Neustále prerušuje prejavy, aby vyjadril svoj názor alebo protirečil, a to dokonca ešte pred dokončením viet. Trávi čas dokončovaním viet iných ľudí za nich.
Úloha facilitátora alebo manažéra
- Pripomeňte si pravidlá schôdze : pripomenúť bez zacielenia na kohokoľvek, že každý musí mať možnosť slobodne sa vyjadrovať bez prerušenia. Pre debaty a konštruktívny priebeh práce je nevyhnutné, aby každý mohol povedať, čo chce. Know-how a úcta k druhým sú dva základné prvky každej výmeny.
- Orezávajte jemne, ale pevne rušiteľa, ak bude pokračovať napriek pripomenutiu pravidiel správania. Pokojne ho požiadajte, aby nechal svojich kolegov hovoriť až do konca.
- Nechajte všetkých vyjadriť sa a plne počúvať toho druhého v prípade nesúhlasu. Požiadajte rôzne strany, aby pokojne predstavili svoju víziu vecí. Potom im navrhnite, aby sa na veci pozreli z pohľadu ostatných strán.
Osobný útok
Posudky týkajúce sa osoby, charakteru, pohlavia, veku, náboženstva, štýlu, osobnosti atď. v žiadnom prípade nesmie byť priznaný. Je úlohou manažéra / sprostredkovateľa ich systematicky preformulovať. Stretnutie nie je boxerský ring ani dvor materskej školy. Toto nie je miesto na vyrovnávanie skóre.
Obťažovanie tiež nie je nikde tolerovateľné. Každý má právo mať svoj vlastný názor, svoj spôsob práce, svoj spôsob myslenia. Nikto nie je dokonalý. Každý má právo robiť chyby.
Tolerancia a rešpekt k druhým sú dva piliere kolektívnej inteligencie.
Držanie regulátora
- Pripomíname, že úsudok jednotlivca nie je tolerovateľný : možno posúdiť iba skutočnosti.
- Vráťte diskusie k faktom : požiadajte zamestnanca, aby preformuloval svoje slová, aby posúdil skutočnosti a nie osobu. Zamerajte diskusie na túto tému.
- Požiadajte rušiteľa, aby opustil stretnutie ak vo svojom správaní vytrvá alebo je neúctivejší. V prípade potreby s ním zorganizujte následné stretnutie, aby ste sa k tomuto incidentu vrátili a zaistili, že sa to v budúcnosti nestane.
Systematické protirečenia
Jeden z účastníkov začína všetky svoje intervencie „nie“, „nesúhlasím“ alebo „je to úplne nepravdivé“ atď. Hneď ako otvorí ústa, má to byť v rozpore s jeho kolegami alebo hostiteľom. Často bez ďalších hádok.
Títo jedinci majú potrebu existencie pre nedostatok - alebo naopak prebytok - sebavedomia. Ich intervencie sú spravidla znakom nenaplnenej potreby uznania. Facilitátor by sa mal skôr, než aby sa dostal do konfrontácie, snažiť tohto spolupracovníka upokojiť.
Postoj k osvojeniu
- Pozitívne preformátujte súpera : ponúknite im, aby sa podelili o svoj pohľad na situáciu. Je to pozitívny spôsob, ako prinútiť účastníka, aby bol konštruktívny, a nie kontraproduktívny. To podporuje myslenie pred zásahom a vyhýba sa tak neplodným zásahom.
- Buď konštruktívny : položte si otázku, na akých konkrétnych prvkoch (faktoch, dôkazoch, číslach atď.) je táto kritika založená.
- Upokojte výmeny : počúvajte slová rušiteľa (tým, že ho požiadate, aby ich vecne a pokojne ospravedlnil), preberte a odhalte napríklad pozitívne prvky z každého uhla pohľadu. Páchateľ sa bude cítiť vypočutý. Povolaný partner bude podporovaný v jeho slobode myslieť a vyjadrovať sa. Obe strany tak nájdu svoj účet.
- Pozvite súpera, aby opustil debaty alebo schôdzu odložiť v extrémnych prípadoch, keď ten napriek preformulovaniu trvá na svojom negatívnom správaní a bráni hladkému priebehu diskusií.
Stretnutie, ktoré pokračuje navždy
Mnoho tém na diskusiu, rečník, ktorý výrazne prekračuje svoj rečnícky čas, nekonečné debaty, vznikajúci neočakávaný problém atď. Keď sa stretnutie napriek primeranej príprave zo strany sprostredkovateľa protiahne, duchovia môžu byť rýchlo netrpezliví, nahnevaní a nakoniec sa zahriať.
Poslanie facilitátora
- Prevezmite späť kontrolu nad hodinami : pripomenúť čas vyhradený na stretnutie, ako aj stanovené ciele. Predefinujte a prerozdelte rečnícke časy a požiadajte každého, aby syntetizoval to, čo chce vyjadriť. Ak je to potrebné, výmenu niektorých položiek odložte. V takom prípade si už naplánujte termín.
- Povzbudzujte účastníkov, aby boli jasní a struční : žiadne rozptýlenie v detailoch.
- Premenovanie búrz : žiadne triviálne alebo irelevantné debaty. Vráťte diskusie k ústrednej téme tak skoro, že sa od nej skôr odklonia.
Na tento súbor sa odkazuje v: Uľahčenie pracovnej schôdze - Organizujte a organizujte schôdzu efektívne
