Bez ohľadu na to, či ste manažér alebo odborník v danej oblasti, s najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť prevziať zodpovednosť za riadenie určitých projektov … Významné výzvy z hľadiska vašich vlastných zodpovedností … Vynára sa otázka: akú metodiku projektového riadenia použiť na dosiahnutie svojich cieľov. ?
Nie je tu žiadna otázka metódy Prince, Scrum, XP, ale o jednoduchom prístupe uplatniteľnom na akýkoľvek typ projektu, a to ako pri nábore, tak aj pri organizácii služby.
Metodika, ktorá sa točí okolo 4 fáz.
Krok 1 - Inicializácia: čo, prečo, ako a kto?
Toto je prvá fáza. Poznáte cieľ. Potrebujete vedieť viac a …
-
Pripomeňme si cieľ projektu
Zistite, čo je jeho účelom. Ak je to možné, uveďte kontext. Tieto informácie dávajú projektu väčší zmysel. Všetky zainteresované strany tak zdieľajú rovnakú víziu projektu a jeho výziev. Nedorozumenia sú znížené.
-
Presne definujte, k čomu by mal projekt viesť
Toto je začiatok vašich špecifikácií. Navrhnite si, aby ste popísali, čo chcete dosiahnuť. Napíšte to všetko čiernobielo.
-
Nastavte časové a nákladové obmedzenia
Prostriedky, ktoré máte k dispozícii, nie sú nekonečné (v takom prípade by sme tento článok neprečítali …). Termíny určite tiež nie sú. V tomto momente je potrebné stanoviť pravidlá hry. Označte obvod svojho projektu.
-
Identifikujte zdrojové osoby
Poslednou fázou tohto kroku je zostavenie projektového tímu. V závislosti od rozsahu vašej misie alebo veľkosti projektu to nie je nevyhnutne potrebné. Na druhej strane by bolo prekvapujúce, keby ste mohli viesť svoj projekt bez toho, aby ste potrebovali ďalšie interné alebo externé schopnosti. Zdroje, ktoré sú užitočné z hľadiska poradenstva alebo vykonávania.
Krok 2 - Naplánujte si kroky a akcie: kto čo robí, kedy?
Teraz už viete, kam chcete ísť. Poznáte svoje rozpočtové a časové obmedzenia a uviedli ste ľudí, ktorých budete musieť mobilizovať. Teraz je načase preniesť všetky tieto údaje do hudby.
-
Definujte výstupy a rozlišujte rôzne fázy
Cieľom nie je mať len začiatok a koniec svojho plánovacieho nástroja. Aby bola práca jednoduchá, identifikujte hlavné etapy s medziprodukciami (výstupy). Príklad pre nábor: definícia profilu kandidáta (výstup: zoznam znalostí, know-how a medziľudských schopností ideálneho kandidáta), spustenie hľadania kandidátov (výstup: zoznam kandidátov) atď. Akonáhle je táto práca dokončená, zaraďte tieto hlavné akcie do plánu (pre najpokročilejších Ganttov) a určte termíny. Grafické zobrazenie výrazne uľahčuje monitorovanie. Môžete tiež začať od dátumu ukončenia a zostaviť spätný rozvrh.
-
Pridajte hlavné úlohy
Pre každý krok si do plánu zaraďte následné úlohy, ktoré treba vykonať. Nedefinujte všetko podrobne. Zostaňte na operačnej úrovni, ktorá vám pomôže dosiahnuť vaše ciele . Pre každú úlohu, spájať zdroje, ktorých zdroje majú byť mobilizované . Je to príležitosť informovať sa o ich dostupnosti. Skutočne sa dôrazne odporúča nečakať na kontrolu dostupnosti osoby, kým sa naplánuje váš projekt. Vedieť, že v každom prípade s veľkou pravdepodobnosťou pocítite neistotu pri plánovaní … Majte na pamäti, že ide o nástroj na prípravu, monitorovanie a dokonca aj reorganizáciu. Získate tak harmonogram úloh, ktoré je potrebné vykonať, a súvisiace zdroje.
Krok 3 - Spustite a pilotujte
Na základe vašej počiatočnej prípravy môžete spustiť plánované operácie . Každý krok musí viesť k definovanému výstupu. Ak dôjde k nepredvídaným udalostiam, riešte ich s prihliadnutím na nasledujúce kroky. Cieľom je zostať čo najviac verný pôvodnému plánu. Ako práca postupuje, koordinujte prácu ľudí pracujúcich so zdrojmi, uľahčujte stretnutia atď. Vykonajte organizačné úpravy (je veľmi zriedkavé, že na tejto úrovni nie je čo meniť): školenie, manažment zmien … V závislosti od prípadu (a citlivosti) sa tieto úpravy vykonávajú počas vykonávania alebo počas doručovania. Aby ste to mali pod kontrolou, väčšinu času je tento krok riadený v rámci projektu.
Krok 4 - Dokončite
Tu je koniec vašej misie. A niekoľko zásad, ktoré treba dodržať, aby ste ju úspešne zavreli …
- Uistite sa, že boli dosiahnuté počiatočné ciele.
- Doručte, ak má byť dodané konečné riešenie. To je napríklad prípad počítačovej aplikácie.
- Dokončite prebiehajúcu prácu „úhľadne“ : zabezpečiť, aby boli správy spísané, dokumentácia dokončená, osoby informujúce o konci projektu atď.
- Urobte si prehľad o tom, čo fungovalo a s akými ťažkosťami sa stretlo. Je to veľmi užitočné cvičenie na neustále zlepšovanie!
