Ako môžete jednoducho predstaviť účel a obsah projektu všetkým ľuďom, ktorých sa to priamo alebo nepriamo týka? Rámcová poznámka je kľúčovým nástrojom na predstavenie projektu v jeho širokých obrysoch. Ako to napísať? Čo obsahuje
Čo je rámcová poznámka?
Toto je referenčný dokument v tomto procese. Opisuje dôležité body, ktoré je potrebné vedieť o projekte. Odpovedá na otázky QQOQCP:
- Otázka - Čo : definícia projektu, rozsah
- P - Prečo : účel projektu, kontext žiadosti
- Otázka - Kto : dotknuté strany, zainteresované strany, projektový manažér, projektový tím, kľúčoví používatelia
- O - Kde : miesto (v prípade potreby upresníme)
- Otázka - Kedy : plánovanie, kľúčové termíny
- Ako to, že : metódy, zdroje, rozpočet …
Rámcová poznámka sa nazýva aj zásnubný list, súhrnná poznámka alebo dokonca úvodná poznámka.
Na čo slúži tento dokument?
V životnom cykle projektu leží rámcová poznámka medzi štúdiou príležitostí a návrhom špecifikácií. Tento dokument je užitočný niekoľkými spôsobmi:
- zmluvu medzi klientom (alebo klientom) a projektovým manažérom zodpovedný za prácu. Jasne definuje očakávania a reakcie.
- pracovný dokument na validáciu problémov, obsahu, organizácie a výstupov projektu . Ako taký je to dokument, ktorý sa vyvíja s výmenami a novými parametrami.
- Úložisko na ktoré sa môžu zainteresované strany odvolávať v každej fáze projektu.
Rámcová poznámka je syntetický dokument obsahujúci všetky základné body týkajúce sa projektu. Špecifikácie sú dokumentom formalizujúcim žiadosť, ktorá má byť predložená tímu, ktorý bude realizovať projekt, či už interný alebo externý. Rámcová poznámka slúži ako základ pre návrh špecifikácií.
Kto sú príjemcovia?
Zoznam je zdieľaný medzi aktérmi, ktorí sa podieľajú na realizácii projektu (vedúci a členovia projektového tímu), a tými, ktorí musia byť informovaní (riadiaci výbor, manažment, vedúci dotknutých oddelení atď.).
Ako napísať koncepčnú poznámku?
Obsah rámcovej poznámky sa líši v závislosti od povahy projektu, rozsahu, odvetvia činnosti atď. Nižšie šablóna pre koncepčnú poznámku prispôsobiť podľa vašich potrieb:
-
definícia projektu
Tento prvý krok predstavuje povahu projektu. Niekoľko riadkov popisuje, čo potrebujete vedieť.
Príklad otázok, ktoré si musíte položiť:
- O čom to je ?
- Čo projekt obsahuje?
- Aký je nápad rozvíjať?
-
Pôvod projektu / kontext
Vysvetlenie prvkov, faktov, situácie (ekonomickej, environmentálnej atď.) Atď. ktoré viedli k realizácii tohto projektu. Tento krok pomáha porozumieť genéze dopytu a jeho výzvam.
Tieto informácie prinášajú jedinečné zafarbenie práce, ktorá bude nasledovať. Dávajú zmysel misii tímu a umožňujú všetkým zainteresovaným stranám zdieľať rovnaké chápanie projektu.
- Čo odôvodňuje tento projekt?
- Prečo realizovať tento projekt? Prečo je to potrebné?
- Aký bude mať vplyv?
- Aký je problém, ktorý je potrebné vyriešiť?
- Aké body je potrebné zlepšiť?
- Aké prvky spustili žiadosť?
- Čo charakterizuje situáciu?
-
ciele projektu
Akonáhle je definovaný projekt a jeho pôvod, je vhodné špecifikovať, čo prinesie projekt po dokončení. Ide o kvantitatívne ciele (finančné zisky, produktivita atď.) A kvalitatívne (spokojnosť zamestnancov, imidž značky atď.). Aj keď poznáte dôvod, dodržujte počet ukazovateľov.
-
- Čo je cieľom projektu? Ciele?
- Aké sú očakávania?
- Aké sú ciele?
- Aké sú výstupy (produkty, dokumenty atď.)?
- Aké sú ukazovatele úspechu?
-
Rozsah projektu
Projekt má spravidla limity. Je dôležité špecifikovať, ktoré z nich: čo projekt obsahuje alebo zahŕňa - a čo neberie do úvahy alebo nerieši. Toto je dôležité objasnenie. Je to príležitosť overiť si, že všetky zainteresované strany skutočne zdieľajú rovnaký rozsah. Tieto informácie majú navyše priamy vplyv na zmobilizované ľudské, materiálne a finančné zdroje, použité metódy a termíny. Je preto nevyhnutné špecifikovať rámec, v ktorom sa projekt bude vyvíjať.
- Aké sú limity projektu?
- Ktoré oddelenia / procesy / funkcie / geografická oblasť / segment zákazníkov / zahrnúť alebo vylúčiť?
- Aké funkcie sú ovplyvnené?
- Aké sú priority?
- Aké sú ďalšie postihnuté oblasti?
-
Obmedzenia
Môžu nastať vnútorné a vonkajšie obmedzenia a projektový manažér ich musí vziať do úvahy. Môže to byť otázka obmedzení zamestnancov, zdrojov, načasovania, výsledkov atď.
-
Herci
Identifikácia aktérov umožňuje zistiť nielen to, čo kto robí, kto je za čo zodpovedný, ale aj to, kto by mal byť o čom informovaný. Všetci dotknutí ľudia teda poznajú úlohu a zodpovednosť každého z nich (pozri maticu RACI). Skvelý pomocník pre efektívne interakcie.
- Kto sú členovia projektového tímu?
- Kto je zodpovedný za každú oblasť?
- Kto sa zúčastňuje riadiacich schôdzí?
- Kto sú ďalšie zainteresované strany?
- Kto sú odborníci?
- Kto sú kľúčoví používatelia?
- Kto potvrdzuje výsledky?
-
Naplánovať makro
Včas uvedie hlavné etapy implementovaného prístupu (napríklad predštúdium, podrobná štúdia, prototypovanie atď.). Makroplánovanie má dvojitý záujem: stanoviť časový horizont a poskytnúť prehľad o priebehu operácií.
- Aké sú míľniky a kľúčové dátumy?
- Aké sú hlavné míľniky?
- Aké sú hlavné termíny?
- Kedy by sa mal projekt začať?
- Kedy by sa to malo najneskôr skončiť?
-
Zdroje
- Ľudské zdroje : požadované vnútorné a vonkajšie zdroje.
- Materiálne prostriedky : stroje, nástroje, zasadačky …
- Finančné zdroje : presnosť rozpočtového balíka prideleného na realizáciu projektu. Zadajte časť vyhradenú pre každú fázu uvedenú v makroplánovaní.
-
Komunikácia
Načrtnite, kto kedy komunikuje, a tiež použité prostriedky. Podrobnosti budú uvedené v komunikačnom pláne projektu.
-
Riziká
Každý projekt má riziká: veľmi (príliš) optimistické termíny, nedostatočné schopnosti, komplikované osobné vzťahy medzi určitými zamestnancami atď.
- Aké sú riziká?
- Aké sú slabé stránky Zraniteľnosť?
- Aké sú obmedzenia?
- Čo sa stane v prípade …?
Ak sú tieto informácie dôležité, je možné určiť miesto, kde sa bude projekt vykonávať.
Na tento súbor sa odkazuje v: Projektový rámec
