Aby bolo stretnutie produktívne - bez ohľadu na to, ako je obsahovo pripravené, je nevyhnutné, aby sa konalo v čase, ktorý najviac napomáha myšlienke, koncentrácii a účinnosti účastníkov.
Prečo si vybrať ten správny čas na schôdze?
Všeobecne povedané, ľudia nemajú radi stretnutia akéhokoľvek druhu. O to viac to platí vo firmách alebo na oddeleniach trpiacich akútnou zápalmi čriev. Stretnutia na seba nadväzujú a podobajú sa bez toho, aby pre niekoho skutočne viedli k niečomu konkrétnemu.
Ale ak sa tieto pracovné stretnutia opakujú deň čo deň, niekedy pôsobia produktívnejšie, menej namáhavo. Okrem prípravy, ktorá musí byť starostlivá, sa zdá, že na ich účinnosti hrá aj deň a čas, kedy sa tieto schôdze konajú.
Voľba správneho dňa a správneho času na stretnutie by preto mala značný vplyv na efektivitu poskytovanej práce. Niektoré dni a časy budú skutočne priaznivejšie pre reflexiu, koncentráciu … a teda pre produktivitu tímu!
Výber správneho času na pracovné stretnutie by teda umožnil:
- maximalizovať pozornosť a koncentráciu účastníkov,
- šetrí čas a energiu,
- podporovať efektívnu prácu,
- viac zapojiť účastníkov,
- zlepšiť imidž stretnutí medzi svojimi zamestnancami.
V ktorú dennú dobu zorganizovať stretnutie?
Odpoludnia sú celkovo menej vhodné pre produktívne stretnutia. Okrem fázy trávenia, ktorá nie je vhodná na koncentráciu a reflexiu, ako deň pokračuje, sa niektorí účastníci budú musieť vysporiadať aj s nepredvídanými udalosťami, dokončiť spis atď. Môžu byť stále dychtiví ukončiť uvedené stretnutie a menej sa zapojiť do reflexie, alebo hneď ako začne, urobte všetko pre to, aby sa skončilo čo najskôr. To nevyhnutne podkopáva efektivitu práce a niekedy môže viesť k zlým rozhodnutiam.
Ak sa schôdza nemôže uskutočniť inokedy ako popoludní, zvolí sa poludnie, považuje sa 15:00 za prijateľné.
Chvíle, ktorým sa treba vyhnúť
- Pondelok a piatok : Ak sú pondelkové rána často vetrom v plachtách, aby začali týždeň správnou nohou a stanovili si týždenné ciele, nie sú tou najlepšou voľbou, pokiaľ ide o plánovanie schôdzí. Zamestnanci môžu mať v pondelok napriek tomu víkendy v mysli a nebudú sa plne sústrediť na túto tému. Rovnako tak v piatok, kde zamestnanci už budú premýšľať o tom, že sa víkend rýchlo blíži alebo o všetkom, čo musia dokončiť pred odchodom … Ich myseľ nie je na stretnutie veľmi otvorená.
- prvá vec ráno : to vyžaduje, aby sa facilitátor dostal dostatočne proti prúdu rieky, aby pripravil miestnosť a vybavenie. Ak všetko nejde podľa plánu, môže to byť vektor stresu a / alebo napätia. Medzi účastníkmi môže byť aj oneskorenec, ktorý narúša plynulý tok úvah. Schopnosť účastníkov sústrediť sa navyše nebude v prvej hodine dňa na maxime.
- v skorých popoludňajších hodinách : po jedle vyvoláva určitú ospalosť spojenú s obdobím trávenia. Energetická hladina nie je optimálna, odraz by veľmi utrpel.
- na konci dňa : Účastníci majú väčšiu pravdepodobnosť, že budú mať obavy z toho, kedy odídu z práce, než nad tým, čo si majú na schôdzi myslieť. Navyše, deň, ktorý už má svoj podiel na nepredvídaných udalostiach a prípadoch - viac či menej ťažkých - na riešenie, začína byť cítiť fyzickú a duševnú únavu a duchovia nebudú v najlepšom.
- na obed : pokiaľ skutočne neponúkate rýchle jedlo, ale dostatočne veľké a naplánujete ho pred skutočnými diskusiami - čo by sa nemalo naťahovať, pretože trávenie by mohlo byť kontraproduktívne, obedové stretnutie znamená, že mnoho zamestnancov jedí súčasne s prácou. Čo môže niekomu vadiť.
Tiež sa treba vyhnúť v závislosti od činnosti spoločnosti a fungovania tímu: schôdze v rozhodujúcich časoch - striedanie pracovných miest, dni, keď niektorí zamestnanci pracujú z domu, atď.
Najlepšie časy na produktívne stretnutie
Ak sú pre pracovné stretnutia preferované utorky alebo štvrtky, ideálny rozvrh by mal byť definovaný podľa kontextu a očakávaní.
- ráno : ideálne na začiatok schôdze medzi 9. a 10. hodinou, aby boli už všetci v práci dobre ukotvení, s maximálnou energiou, ale ešte nie roztrhaní od hladu. Ak má stretnutie trvať dlhšie ako hodinu, naplánujte si prestávku - kávu alebo čerstvý vzduch - na doplnenie energie v skupine a udržanie koncentrácie.
- Utorky uprostred popoludnia : Zdá sa, že utorok poobede ani príliš skoro, ani príliš neskoro (okolo 15:00) je vhodný čas na stretnutie. Týždeň je už skutočne v plnom prúde, ale ešte nie je taký zaneprázdnený, aby podkopal energiu a schopnosť myslieť a koncentrovať sa. Trávenie je vo všeobecnosti v plnom prúde a energetická úroveň každého človeka je stále relatívne vysoká.
- na vzdialených stretnutiach : čas zvolený po vzájomnej dohode medzi všetkými účastníkmi, najmä keď sú geograficky rozptýlení a nenachádzajú sa v rovnakom časovom pásme.
V čase, keď drvivá väčšina zamestnancov už opustila svoje miesto, môže byť vhodné, aby sa citlivé, dôverné alebo vrcholné stretnutia vedenia rozhodli pre neskorší rozvrh. Dávajte si však pozor, aby ste tieto neskoré schôdze neobnovovali príliš často, pretože každý má právo na svoje súkromie a na odpojenie.
Na tento súbor sa odkazuje v: Efektívne organizovať a viesť schôdzu
