✅ Hlavný panel projektu: záujem, ukazovatele a kroky na implementáciu

Ako môže informačný panel zlepšiť výkonnosť vašich projektov? Aký je jeho obsah? Ako si vybrať správne ukazovatele? Ako navrhnúť takýto nástroj: tu sú kroky, ktoré je potrebné vykonať.

Zhrnutie

Čo je to dashboard projektu?
Palubná doska pre koho?
Na čo slúži tento nástroj?
Kritériá kvality palubnej dosky na riadenie projektu
Aké ukazovatele zvoliť v projektovom riadení?
Ako nastaviť informačný panel projektu?
- Definujte, kto a čo by mal mať
- Určte obsah informačného panela
- Nastavte zber a formátovanie údajov
- Vytvorte informačný panel
- Dajte do výroby a spustite vysielanie

Čo je to dashboard projektu?

Toto je informačný panel (informačný panel pre našich anglosaských priateľov) vrátane indikátorov (alebo metrík) na riadenie postupu projektu a monitorovanie jeho výkonu. Tento nástroj syntézy sa používa na monitorovanie stavu projektu. Zefektívňuje a uľahčuje implementáciu jeho riadenia. Uľahčuje rozhodovanie.

Všeobecné rady nájdete v definícii palubnej dosky.

Ako práca postupuje, umožňuje projektovému manažérovi a jeho tímu vedieť, kde sú a kam majú ísť. Rovnako ako auto alebo lietadlo, palubná doska poskytuje informácie potrebné na udržanie projektu pod kontrolou. Základné parametre sú viditeľné na prvý pohľad.

Palubná doska pre koho?

V praxi z projektu vznikne niekoľko dashboardov. V závislosti od cieľového publika sa účel líši:

Pre projektového manažéra : jeho cieľom je každodenné riadenie. Potrebuje relevantné ukazovatele na monitorovanie postupu projektu a zabezpečenie toho, aby bolo všetko pod kontrolou.
Pre členov projektového tímu : každý musí mať osobnú víziu svojich vlastných úloh a celkovú víziu projektu na koordinačné účely.
Pre dodávateľov a ďalšie zainteresované strany : v závislosti od profilov a funkcií potrebujú všeobecný pohľad na hlavné etapy, míľniky a tiež správu o spotrebovaných zdrojoch. Palubný panel môže predložiť a predložiť projektový manažér počas riadiacich výborov a preskúmania projektov.

Na čo slúži tento nástroj?

Tento typ panela uľahčuje riadenie projektov a zvyšuje efektivitu riadenia: dôležité KPI (kľúčové ukazovatele výkonnosti), ktoré je potrebné monitorovať, sú priamo prístupné a centralizované do jednej súhrnnej správy. Vďaka Saas alebo samostatným softvérovým nástrojom je možné ich aktualizovať v reálnom čase. Je teda možné predvídať zneužívanie a začať nápravné opatrenia skôr, ako bude neskoro.

Iné záujmy:

Lepšia komunikácia: všetci zúčastnení aktéri majú rovnakú úroveň informácií. Výmeny sú založené na kvalitatívnom základe. Dobrá komunikácia predchádza nedorozumeniam.
Lepšia súradnica: zdieľanie ukazovateľov umožňuje každému situovať sa v priebehu práce tímu. Koordinácia je uľahčená.
Vykonajte cielené monitorovanie podľa priorít a kritických bodov.
Pomoc s projektovým manažmentom: výber a vizuálne zvýraznenie kľúčových ukazovateľov uľahčuje úlohu projektovému manažérovi, keď má svoj tím upozorniť na dôležitosť zdržania, nedostatočnú kvalitu výstupov atď. Informačný panel je navyše podporou, ktorá má presvedčiť osoby s rozhodovacou právomocou, že je potrebné skontrolovať stanovené termíny alebo pridelený rozpočet.

Kritériá kvality palubnej dosky na riadenie projektu

Aby ste tento nástroj využili naplno, musíte si dávať pozor na niekoľko bodov.

Relevantnosť ukazovateľov: ponechať iba kľúčové ukazovatele, ktoré majú vplyv na výkonnosť projektu.
Kvalita výpočtu meraní: používajte spoľahlivé zdroje informácií a definujte presné pravidlá riadenia bez toho, aby ste boli „plynárňami“.
Presnosť: Aby bolo možné urobiť spoľahlivé rozhodnutie, ukazovatele musia byť presné.
Aktuálne informácie: Rovnako ako presnosť, aj zastarané meranie je irelevantné alebo dokonca zavádzajúce.
Syntetické údaje: žiadna reč o preťažení príjemcu nadbytočnými informáciami. Funkciou palubnej dosky je pozorovať dôležité údaje na prvý pohľad. Je vhodné spoliehať sa na ďalšie nástroje, ktoré v analýze pôjdu ďalej.
Ergonomické tvarovanie: jednoduchosť porozumenia nástroju je rovnako dôležitá ako jeho obsah. Užívateľ očakáva jasnú, vzdušnú prezentáciu a jednoduché ovládanie tam, kde to dôležité okamžite vyjde. Dnešné aplikácie produkujú pekné a efektívne rozloženia s hladkou a intuitívnou navigáciou.

Aké ukazovatele zvoliť v projektovom riadení?

Obsah informačného panela závisí od typu projektu, jeho účelu a príjemcov. Ukazovatele sú vo všeobecnosti založené na pojmoch:

náklady,
kvalita,
lehota,
výkon,
riziká.

Tu je niekoľko príkladov opatrení:

stav etáp (plánované / dokončené …)
sledovanie termínov, míľnikov (dosiahnuté, neskoré, projekcie …)
monitorovanie úloh (prebieha, nepriraďuje, percento dokončených úloh atď.)
pracovné zaťaženie na osobu
monitorovanie kritických činností
celkový / spotrebovaný rozpočet
spotreba ďalších zdrojov

Ako nastaviť informačný panel projektu?

Na vykonanie tejto úlohy neexistuje štandardný prístup. Ponúkame vám však logickú cestu založenú na osvedčených postupoch na dosiahnutie najoptimálnejšieho výsledku.

Definujte, kto a čo by mal mať

Identifikujte a zadajte zoznam budúcich príjemcov informačného panela. Ako je uvedené vyššie, každý typický profil očakáva konkrétne informácie. Stanovte pre každého jeho ciele a účely, potom informácie, ktoré potrebuje, podľa toho, ako často a nakoniec príslušné ukazovatele.

Zoskupte profily, ktoré majú podobné potreby, aby definovali počet rôznych generovaných dashboardov.
Určte obsah informačného panela

Pre každú skupinu profilov vytvorte ukazovatele, ktoré tvoria ich informačný panel.

Indikátor pozostáva z:
- zdroj informácií,
- pravidlá riadenia (výpočty, periodicita aktualizácií atď.),
- cieľových hodnôt, minimálnych alebo maximálnych odchýlok.
Dôležité: nechajte prístrojový panel validovať príjemcom.
Nastavte zber údajov a formátovanie

Vyvinúť mechanizmy na zhromažďovanie informácií: exporty CSV, počítačové rozhrania, ručné zadávanie atď.

Pripravte si formátovanie údajov a ich integráciu do hlavného panela.
Vytvorte informačný panel

Vyberte si ergonomickú prezentáciu a prijmite optimálnu organizáciu, aby boli zvýraznené KPI.

Niekoľko rád:
- Bežný smer čítania je zľava doprava, zhora nadol: dôležité informácie umiestnite do hornej časti v ľavej časti správy.
- Farby majú význam: červená predstavuje naliehavosť a nebezpečenstvo, zelená predstavuje úspech, zisk. Hrajte s týmito kódmi, aby ste uvedeným číslam dali väčší význam.
- Symboly: vnášajú väčší význam do interpretácie čísel (šípky hore, dole, atď.).
V prípade softvéru na riadenie projektov sa návrh vykonáva priamo v aplikácii - Ak používate tabuľkový procesor (Excel alebo iný), pripravte si štandardný model.
Dajte do výroby a spustite vysielanie

Spustite pravidelné generovanie prehľadov - odošlite informačné panely príjemcom podľa plánovanej organizácie.