Workshop nemá význam, ak nie je efektívny a nevedie ku konkrétnemu pokroku v projekte, rozhodovaniu, riešeniu problému … Ak sa stretnete tvárou v tvár, zdá sa to zrejmé a relatívne jednoduché. , veci sa skomplikujú, keď musí byť workshop vedený „virtuálne“. Optimálna pozornosť, počúvanie a vedenie sú preto zásadnými prednosťami facilitátora.
Charakteristika vzdialenej dielne
Ak by do tej doby boli osobné workshopy normou, s príchodom nových technológií je práca na diaľku stále viac potrebná tam, kde je možné ju implementovať, aj keď niektoré spoločnosti stále majú problémy s riadením. “Prispôsobiť sa. Nastala najnovšia zdravotná kríza, ktorá prevrátila mnohé zvyky a vyžiadala si hlboké prehodnotenie, a to aj vo svete práce - a prijatie práce na diaľku ako jediného spôsobu, ako niekedy na trhu naďalej existovať. V tejto súvislosti môže byť organizovanie a uľahčovanie stretnutí na diaľku relatívne náročné.
Kontext aplikácie
Vzdialený workshop bude zaujímavý v rôznych kontextoch:
- premyslený výber spoločnosti,
- výnimočná zdravotná situácia,
- geograficky vzdialení zamestnanci,
- nomádski zamestnanci …
Rozdiely medzi osobnými workshopmi a virtuálnymi workshopmi
Medzi diaľkovými a osobnými dielňami sú veľké rozdiely. Je dôležité, aby si to animátori plne uvedomili, aby ich mohli animovať čo najlepšie.
Medzi týmito rozdielmi môžeme spomenúť:
- Znížená kvalita a plynulosť komunikácie,
- Menej aktívna účasť,
- Menej trvalej pozornosti a koncentrácie
- Menej efektívne pracovné nástroje.
Rôzne typy virtuálnych tímov
Rozlišujeme 4 typy virtuálnych tímov, z ktorých každý má konkrétny spôsob fungovania a zvyky špecifické pre jeho podstatu:
- Tím, v ktorom všetci členovia pracujú na diaľku mimo priestorov spoločnosti,
- Tím pozostávajúci iba z 1 alebo 2 členov z práce na diaľku, zvyšok pracuje v priestoroch spoločnosti,
- Tím tvorený sólami / dvojicami / trojicami rozptýlenými geograficky od seba mimo priestorov spoločnosti,
- Tím, ktorého členovia sú jednotlivo pridelení do rôznych kancelárií a geograficky od seba vzdialení.
Každý tím je iný ako ostatné, či už ide o klasické tímy alebo tímy kvalifikované ako „virtuálne“. Facilitátor sa musí prispôsobiť a urobiť zážitok čo najspravodlivejším a najproduktívnejším.
V kontexte vzdialených workshopov je pre väčšiu efektivitu dôležité, aby každý z účastníkov bol v rovnakých pracovných podmienkach ako ostatní.
Vykonajte vzdialenú dielňu krok za krokom
Akonáhle sú integrované zvláštnosti práce na diaľku, uskutoční sa diaľkový workshop, pričom sa vezme do úvahy, že cieľom je viesť účastníkov, ako by to bolo pri tradičnom workshope.
Formalizujte workshop
Vyberte a vyskúšajte použité nástroje
Prvým krokom je výber nástrojov, ktoré sú najvhodnejšie na uskutočnenie workshopu, pričom sa vezme do úvahy jeho cieľ: implementácia nového projektu, vyriešenie konkrétneho problému, inovácia, prezentácia a podpora, zmena atď.
Na efektívne prevádzkovanie dielne na diaľku je nevyhnutné venovať osobitnú pozornosť komunikácii.
Posielajte pôsobivé pozvánky
Vzdialená dielňa je pripravená rovnako starostlivo ako osobná dielňa. Pozvánky odoslané účastníkom musia byť presvedčivé, aby sa zabezpečila aktívna a efektívna účasť všetkých, a preto musia obsahovať tieto prvky:
- Cieľ workshopu,
- Mená účastníkov,
- Formát workshopu,
- Výmenný program,
- Role každého.
Pripravte si dokumenty užitočné pre workshop
Niektoré dokumenty môžu byť užitočné počas workshopu, iné je možné vytvoriť, dokončiť … Ak sa stretnete tvárou v tvár, je relatívne ľahké nájsť chýbajúci dokument alebo vyriešiť akékoľvek technické problémy súvisiace s uvedenými dokumentmi počas vzdialeného workshopu, to je celkom iná vec. Facilitátor musí teda zhromaždiť a pripraviť všetky existujúce dokumenty potrebné pre diskusie a zostrojiť dokumenty, ktoré pomôžu pri reflexii (tabuľky, ktoré je potrebné vyplniť, plán dokončenia, rámce, dokončenie vizuálov atď.).
Vykonajte podrobný program workshopu
Ideálne je formalizovať 2 programy. Jeden pre facilitátora a jeden pre účastníkov. Tento program vám pripomenie pravidlá používania vzdialenej dielne.
Poznámka: Je vhodné nechať si viac času na vzdialenú dielňu
Uľahčite workshop
Rovnako ako na klasickom workshope je dobré, aby bol lektor včas, aby mohol všetko nastaviť a uistiť sa, že je všetko pripravené podľa dohodnutého plánu. Animácia prebieha nasledovne:
- Zriadenie dielne,
- Prijímanie účastníkov a pripomínanie pravidiel správania a prevádzky,
- Začiatok diskusií: predstavenie nástrojov, regulácia času a rozprávanie,
- Ukončenie workshopu, napísanie a odoslanie správy.
Komunikujte, znova a znova. Komunikácia pomáha znižovať geografickú vzdialenosť.
Obmedzte trvanie workshopu a naplánujte si prestávky, počas ktorých si každý môže napríklad urobiť strečingové cvičenia.
Na tento súbor sa odkazuje v: Animácia pracovného stretnutia - Vzdialené stretnutie: od plánovania po online rozhovor.
