Zistite, prečo a kedy pracovať v projektovom režime - inšpirujte sa osvedčenými postupmi, ktoré môžete implementovať, aby ste mohli ťažiť z tohto typu organizácie.
Čo je to projektový režim?
Predtým, ako sa bezhlavo pustíte do implementácie systému riadenia projektov, je dôležité uistiť sa, že cieľ, ktorý chcete dosiahnuť, spĺňa kritériá pre projekt. Nemalo by spadať do rámca trvalých činností, inak by sa malo riadiť líniovým riadením.
|
Typ riadenia | PROJEKTOVÝ MANAŽMENT | HIERARCHICKÉ RIADENIE |
|
Výskyt |
Občasné, neopakujúce sa, jednorazové |
Opakujúce sa, sa dá naplánovať z roka na rok |
|
Dočasnosť |
Časovo obmedzené |
Žiadny povinný dátum ukončenia |
|
Proces |
Inovatívne, málo známe umenie |
Známe, kontrolované údaje |
|
Požadované schopnosti |
Multidisciplinárna, transverzalita zručností |
Monokompetencie, interné pre službu alebo oddelenie |
|
Výzvy |
Strategické (zdroje, termíny, výzvy) |
Obmedzené na rozsah služby |
Kritériá na odlíšenie režimu projektu od trvalých aktivít
Režim projektu musí preto umožniť formulovanie multidisciplinárnych schopností v obmedzenom čase, aby sa dosiahol cieľ so špecifickými požiadavkami. Z organizačného hľadiska to vyžaduje, aby manažment portfólia projektov definoval prioritné projekty, ktoré sa majú vykonať.
Záujmy a limity režimu projektu
Režim projektu má tri hlavné výhody.
1 - Zvýšte efektivitu
Režim projektu zaisťuje kontrolu troch konkurenčných parametrov: termíny (dátum uvedenia do prevádzky alebo uvedenia na trh), náklady a kvalita (výkon, imidž, prijateľnosť atď.). Systém implementovaný v projektovom režime (zdroje, tím, nástroje) musí slúžiť na vyjadrenie týchto troch dimenzií. Posilňuje agilitu organizácie.
2 - Kombinujte zručnosti
Cieľ projektu vyžaduje využitie zručností zamestnancov z rôznych prostredí. Napríklad vývoj novej webovej stránky pre spoločnosť bude vyžadovať spoluprácu členov komunikačných a IT oddelení počas obmedzeného časového obdobia - trvania projektu.
3 - Riadenie výhod
Vzhľadom na svoje obmedzené trvanie a pretože ponúka cieľ, ktorý je často konkrétnejší a kratší ako opakujúce sa činnosti, projektový režim je pre zamestnancov viac zdrojom motivácie a zapojenia . Tiež uľahčuje priradenie zodpovednosti (prevzatie zodpovednosti za segment projektu, riadenie podskupiny) členom projektového tímu, ktorí sú menej zvyknutí ich mať bez hierarchického rámca riadenia.
Na druhej strane režim projektu dosahuje svoje limity hlavne v dvoch prípadoch:
- Ak je projekt nedostatočne orámovaný a / alebo ohraničený (preto je dôležitá fáza rámovania!);
- Ak projektu chýbajú zdroje: nedostupnosť zamestnancov, nedostatočný rozpočet, nevhodné profily v rámci projektového tímu …
V týchto situáciách sa projektový režim stáva viac hendikepom než výhodou, pretože cieľ sa stáva nejasným alebo nedosiahnuteľným.
Ako to implementovať?
Otázka, ako najskôr ide ruka v ruke s otázkou „kto?“ “. Určenie projektového manažéra, ktorý má zabezpečiť projektový manažment, a jeho tímu je skutočným kľúčovým faktorom úspechu. Potom môžeme pokračovať otázkou:
- Aké sú požadované vlastnosti, skúsenosti a znalosti?
- Kto sú najlepší kandidáti v rámci štruktúry?
- Ake su dostupnosti?
Potom, aby sa maximalizovala efektivita sľubovaná režimom projektu a zabránilo sa jeho nástrahám, musí byť implementovaný dvojstupňový prístup:
-
Daj rozum
Jednou z počiatočných misií projektového manažéra je zmobilizovať multidisciplinárny tím, v rámci ktorého bude mať väčšina účastníkov iba obmedzený čas. Ak chcete zapojiť týchto spolupracovníkov a získať od nich buy-in, uistite sa, že rozumiete nasledujúcemu:
- Potreby a účel: na čo je projekt, ako prispieva k stratégii organizácie? Aká je jeho uskutočniteľnosť? Aké sú výstupy?
- Strategické a operačné ciele: ako budeme vedieť, či bol projekt úspešný alebo neúspešný? Aké sú riziká?
V prípade nezrovnalostí medzi cieľmi a cieľmi projektu (medzi zainteresovanými stranami alebo v rámci tímu) je potrebné ich objasniť alebo viesť k opätovnému preskúmaniu samotného projektu.
-
Štruktúra
Akonáhle je význam projektu dobre definovaný a ohraničený jeho obvod, projektový manažér sa môže spoľahnúť na širokú škálu nástrojov na organizáciu manažérskeho mechanizmu v službách svojho cieľa prispôsobeného jeho situácii - plánovanie, rozpočet …: štruktúra členenia práce , PERT (najmä na identifikáciu kritickej cesty), GANTT diagram, reverzné plánovanie atď.
V metodikách sú agilné prístupy na vzostupe. Ich iteračné cykly uľahčujú zohľadnenie nepredvídaných parametrov. Ponúkajú väčšiu flexibilitu ako V-cyklus.
Osvedčené postupy v oblasti projektového riadenia
- Nastavte čitateľnú a zdieľanú organizáciu
Na začiatku projektu musí projektový manažér zaistiť, aby bol organizačný plán zodpovedností (OBS) alebo aby bol dobre zdieľaný hierarchiou trvalých aktivít - a to tak o povahe zodpovedností, ako aj o pracovnom zaťažení vyvolanom projektom (pozri tiež RACI). OBS by mali tiež dobre chápať všetci členovia projektového tímu, aby sa predišlo medzerám alebo prekrývaniu úloh.
- Definujte špecifikácie projektu
Špecifikácie písomne formalizujú cieľ projektu, potreby, ktoré spĺňa, rozsah, termíny a súvisiace prostriedky. Môže byť iniciovaný prostredníctvom poznámky o rozsahu na začiatku projektu a podrobne popísané počas implementácie systému riadenia projektu. Potom by mal slúžiť ako sprievodca pre každého člena tímu ako súčasť jeho povinností. V kontexte veľkých alebo veľmi zložitých projektov je možné dodatočne alebo ako náhradu vypracovať plán projektového manažmentu (PMP) alebo plán kvality projektu (PQP). Do úvahy treba vziať aj riadenie rizík.
- Nastavte nástroj na spoluprácu
V kontexte organizácie rozdelenej geograficky, organizačne alebo IT môže byť prínosom použitie kolaboratívneho riadiaceho nástroja (Slack, Teams, WiMi, Planzone atď.). Uľahčujú výmenu dokumentov, vizualizáciu úloh, ktoré sa majú vykonať a harmonogramu, diskusiu o spolupracovníkoch prostredníctvom vyhradených správ atď. Stručne povedané, stimulujte kolektívnu inteligenciu. Buďte však opatrní, pretože implementácia týchto nástrojov môže byť časovo náročná (konfigurácia, školenie zamestnancov).
- Vytvorte zdieľaný systém riadenia
Monitorovanie projektu sa musí vykonávať prinajmenšom pravidelným organizovaním „preskúmaní projektov“, na ktorých sa musia stretnúť hlavní účastníci. Používajú najmä panely projektov. Tieto pravidelné kontroly musia zaistiť:
- zdieľanie kľúčových informácií s riadiacim výborom;
- hľadanie riešení vzniknutých ťažkostí;
- komunikácia o priebehu projektu prostredníctvom médií, ako sú správy (interné) alebo tlačové správy (externé).
Na tento súbor sa odkazuje v: Projektový manažment
